Cómo ser eficiente en el manejo de tu tiempo. Nuevos secretos
En resumen
- El mundo no está diseñado para ayudarle a lograr tus objetivos de largo plazo. La pasividad no te va a llevar adonde quieres ir.
- Controla tu entorno o él te controlará. Optimiza tu espacio de trabajo para lo que quieres lograr.
- Escribe en el calendario las cosas que necesitas hacer. Es más probable que hagas lo que escribiste.
- Tienes un pico de productividad de unas 2 horas, usualmente temprano en la mañana. Protege esas horas y úsalas en lo que es más importante.
- Ojo con las reuniones mal planeadas, los correos innecesarios, las tareas múltiples y dejar las cosas importantes para último. Son ladrones de productividad.
- No necesitas un receso comprobando correos electrónicos. Enfócate a lo que tienes que hacer.
En realidad no tienes que usar al máximo cada minuto. No necesitas agonizar porque perdiste un poco de tiempo. Todo es cuestión de ir mejorando y ser más eficiente.
Pero es difícil ser eficiente. A veces nos comportamos de forma irracional al usar el tiempo que tenemos disponible. Los estudiosos del comportamiento irracional han llegado a varias conclusiones respecto al uso del tiempo
1) El mundo está en tu contra
No se trata de una teoría de la conspiración, sino que gastamos cada vez más de nuestro tiempo en entornos que tienen sus propias agendas.
Los anuncios y los comerciales quieren que compres. Los enlaces en Internet te estimulan a hacer clic y seguir conectado. Las notificaciones de tu celular te llaman la atención. Todo lo que nos rodea ahora es una cadena constante de cantos de sirena del entorno para robarnos tiempo.
El mundo no actúa en beneficio nuestro. Al caminar por una calle comercial todas las tiendas tratan de que gaste su dinero ahora mismo; las aplicaciones que tiene en su celular quieren controlar su atención de inmediato; la mayoría de las instancias en nuestras vidas quieren realmente que nos equivoquemos en favor de ellos. Las cosas se están haciendo realmente muy difíciles en el mundo actual.
Si le hace caso a cada solicitud que recibe del entorno, no tardará en estar quebrado, obeso, y totalmente distraído. Estamos rodeados de ladrones de tiempo, de atención, de productividad. Funcionan distrayendo nuestra atención, perdiendo foco y concentración.
No tener un plan, metas, o un sistema en el mundo actual es peligroso, porque el entorno que nos rodea no es neutral
La gente productiva toma acciones para evitar las distracciones y poder concentrarse en lo que están haciendo. De aquí se infiere el segundo secreto:
2) Controla tu entorno o él te controlará
No podemos controlar el entorno en todas partes, naturalmente, pero tenemos más posibilidades de control que las que realmente utilizamos.
Si prohibes las distracciones y controlas tu calendario, de seguro evitarás que el entorno te robe la productividad.
El entorno realmente afecta el comportamiento. Si vas a una cena y el bufe está organizado de cierta forma, comerás diferente que si está organizado de otra forma. Pensamos que tomamos decisiones pero no nos damos cuenta que el entorno influye en gran medida en ello. Por eso, tenemos que pensar acerca de cómo cambiar nuestro entorno.
Las investigaciones demuestran que los programadores más productivos tienen en común un entorno libre de distracciones. No es la experiencia, o el salario, o las horas dedicadas a un proyecto.
La gente de más rendimiento trabaja en compañías que dan a sus empleados la mayor privacidad, espacio personal, control sobre su espacio físico, y los mantiene libre de interrupciones.
La investigación demuestra que las distracciones nos hacen lentos (los estudiantes en aulas con alto ruido ambiental tienen peores resultados que los estudiantes en aulas tranquilas).
Lo que te rodea debe facilitar lo que debes de hacer, y dificultar lo que no debes hacer. Para lograr esto, debes manipular tu entorno:
Google hizo un experimento hace poco: sus chocolates en la oficina de Nueva York estaban en cestos. En lugar de ello, los pusieron en recipientes con una tapa. La tapa se podía quitar fácilmente, pero aun así, se redujo el número de chocolates consumidos en la oficina en 3 millones en un mes.
Lo cierto es que las personas más organizadas no tienen la mente en un montón de cosas. Las sacan de la mente (escriben las cosas en un solo lugar, ver más abajo) y se enfocan totalmente en la tarea que tienen por delante. Entonces, ¿cómo se gestiona el calendario?
3) Escribirlo todo
Todos sabemos que no podemos confiar en la memoria para recordar todo y darle seguimiento a las cosas, pero lo seguimos haciendo. Las investigaciones demuestran que:
- La mayoría de las personas no escriben las cosas que deben hacer..
- Cuando escribes las cosas, es más probable que hagas mejor seguimiento.
Es importante escribir las cosas: recordatorios, calendario, notas adhesivas.
Hay una brecha entre lo que la gente dice que desea invertir el tiempo y en cómo lo invierten realmente. Una vez que identificas las actividades y las personas con las que quieres estar más tiempo, se hace crítico usar el calendario. Cuando algo se pone en el calendario, hay más probabilidad que se ejecute.
Así, escribir todo lo que hay que hacer es clave, pero la lista no se ejecuta en orden:
4) Es clave cuándo hace lo que
No somos igual de productivos todo el tiempo. Las investigaciones demuestran que tenemos una ventana de 2-2.5 horas diarias de productividad pico, a partir de la hora en que nos despertamos.
Esas son las horas donde debería trabajar en las tareas más exigentes, los grandes proyectos, dónde realmente tiene que pensar. Pero se ha descubierto que la mayoría de la gente, en esas horas, lo que hace es revisar correos y estar en Facebook. Hay que reservar esas horas para cosas más importantes.
En las horas de la mañana uno es también más disciplinado:
Mientras más tiempo lleva despierta una persona, más problemas tiene para ejercer el autocontrol. La mayoría de las cosas salen mal en la tarde y noche. Las dietas se violan con la cena más que con el desayuno. Los crímenes impulsivos ocurren más luego de la medianoche. La mayoría de los genios rendían más temprano por el día.
Bien, hay que conformar el entorno y proteger las horas pico. ¿Qué se debe evitar hacer?
5) Los jinetes de la Apocalipsis de la productividad
Las investigaciones demuestran que las 4 cosas que más nos hacen perder tiempo son:
- 1) Las reuniones imprevistas, innecesarias, y mal planeadas
Las reuniones son necesarias. Para muchos, es cómo se hace el trabajo. Pero, lamentablemente, muchas reuniones son imprevistas, innecesarias, y mal planeadas. Entonces, se convierten en una pérdida de tiempo. La solución es bloquear en su calendario el tiempo que está dedicando a una tarea. Si lo citan para una reunión en ese horario, puede argumentar que le está interrumpiendo un trabajo importante que hacer.
Un calendario debería ser un registro de cosas que hacer, no una lista de interrupciones (reuniones y llamadas).
- 2) Correos Electrónicos excesivos e inútiles
La mayoría de las persona invierte de 5 a 10 horas a la semana. Al perder la parte visual de la comunicación, se interpreta mal el contenido y el tono del mensaje. Incluso, la gente miente más por correo electrónico que en comunicación frente a frente. La gente que no revisa continuamente su correo está menos tensa y es más productiva.
Al estar revisando constantemente correos y mensajes de texto, se reduce el coeficiente de inteligencia de la persona en 10 puntos. Esto es tres veces más que el efecto que tiene fumar mariguana.
El correo basura nos hace gastar más de 20 h anuales de nuestra vida. El uso excesivo de la tecnología nos afecta las relaciones sociales. Eso no es bueno. La tecnología nos puede hacer felices si logramos equilibrar su uso con el contacto cara a cara con la gente que nos gusta.
La solución es trabajar en bloques, conectar el correo solamente 2-3 veces al día, y chequear a horas determinadas. Apegarse a esa rutina.
- 3) Realizar Tareas Múltiples a la vez
Las tareas múltiples bajan la productividad. Eso está demostrado hasta la saciedad. Hay que acostumbrarse a hacer una sola cosa a la vez. Por supuesto, se puede ejercitar en la caminadora mientras se escucha música: no hay exigencias mentales. Pero saltar de una cosa a otra es un desgaste de energía mental, por ejemplo cuando se está trabajando en una tarea y se comprueba continuamente los mensajes de textos que llegan.
- 4) Dejar las cosas importantes para luego haciendo cosas de poca monta
Al hacer cosas de poca monta tenemos la sensación de estar ocupados y avanzando, en lugar de estar haciendo el trabajo que realmente nos hace progresar.
Hacer una lista de tareas pendiente e ir tachando una tras otra es un ejemplo de esto. Pero los logros reales requieren tiempo. El progreso no es siempre linear. Los grandes proyectos no rinden frutos de inmediato. Las cosas que son realmente complejas no nos dan la sensación de recompensa inmediata. Pero son las que debemos hacer con prioridad.
Si se evitan estos cuatro males, tendrá un salto en su productividad. Lograr todo lo anterior es un gran progreso. Somos más productivos durante el día. Pero todos nos cansamos y aburrimos durante la jornada de trabajo. ¿Qué se puede hacer al respecto?
6) No crea que revisar el correo relaja
Muchos piensan que puede hacer un receso comprobando los correos electrónicos, y que luego de eso se sentirá rejuvenecido y trabajará mejor. Bien, eso no es cierto.
Si quieres refrescarte, cierra los ojos, medita, respira profundo, y piensa en algo que sea realmente importante. La forma correcta de hacer las cosas es cerrar el correo electrónico y enfocarte a lo que tienes que hacer. Claro que hay que comprobar el correo, pero no de forma tan frecuente como solemos hacer.
