CONOZCA AL "PRINCIPE" de la Gestión de Proyectos: PRINCE2

CONOZCA AL "PRINCIPE" DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS: PRINCE2

Ah... los proyectos

¿PROYECTOS O PRODUCCIÓN?

 En un entorno productivo, las operaciones se repiten una y otra vez. Los proyectos en cambio, son como la realización de una película: el equipo se junta por un período de tiempo para obtener un resultado con determinada calidad, y bajo un cierto presupuesto.
En los proyectos constructivos, como en la fabricación, el esquema es similar:

La diferencia es que, en fabricación, el producto, el equipo, el montaje, etc., son lo mismos; mientras que en los proyectos (aunque se usen los mismos equipos y el mismo personal), el producto es siempre diferente.
Esa diferencia esencial, hace que la gestión de los proyectos sea distinta, en esencia, que la gestión de fabricación de un mismo producto.
Además, no necesariamente los proyectos implican generar "productos" tangibles. En los proyectos un "producto" es cualquier cosa material o intangible que pueda ser planeada, creada, y comprobada. Así que si alguien está levantando una lista de requerimientos, esa lista es un producto; como lo son los planos de ingeniería, o los documentos de gestión del proyecto, o los productos del mismo (como una página web, un recipiente a presión, o una capacitación).
Por ejemplo, si una empresa se dedica a construir silos, y ésa es su línea de producción, se gestiona mejor concibiendo sus procesos como una fabricación, y no como un proyecto. Pero si la empresa hace a veces un silo, otras un tanque, otras más una estructura metálica, etc., es mejor gestionarla como una empresa de proyectos.

Los proyectos... suelen ser un problema

 Se espera que un proyecto:

• Obtenga los productos esperados, y que los mismos ofrezcan los beneficios planeados.
• Que la calidad sea la acordada.
• Que terminen en tiempo.
• Que no se exceda el presupuesto.

Pero, como se ilustra en la imagen de abajo, la inmensa mayoría de los proyectos:

• Sufre muchísimos cambios- a veces esenciales- durante su ciclo de vida.
• Los productos tienen problemas de calidad, o no se generan todos lor productos prometidos
• El tiempo se excede, y hay constantes reprogramaciones.
• El presupuesto se multiplica, mucho más allá de todos los cálculos iniciales

Estos problemas generan errores, que a veces tienen consecuencias trágicas, siempre cuestan dinero, y otras veces, .... hasta dan ganas de reír:

A veces el proyecto de montaje mecánico, en este caso el tendido de los raíles, no se coordinó con el proyecto civil, la construcción de la base para la torre de agua:

La ingeniería "concurrente" no funciona bien si los equipos que trabajan desde ambas cabezas no se coordinan bien:

Una cosa es lo que dibuja el arquitecto... y otra lo que hace el constructor. Alguien tendrá que abrir una puerta o quitar ese balcón, más gastos, más tiempo, y uno se pregunta ¿cómo es posible?:

Cuando piense en hacer una escalera interior, no se le ocurra buscar a este arquitecto:

Tal vez alguien debe revisar el Teorema de Pitágoras para que entienda cómo se calcula la hipotenusa:

Me pregunto si esto fue falla del arquitecto, del ingeniero, o del supervisor de obra... en todo caso, se rompe la monotonía de un diseño feísimo:

¿Quién habrá diseñado/ejecutado/supervisado esto? Es un poco incómodo orinar ahí:

Hubo que remodelar el baño, siempre hay que sacrificar algo, ¿no? Se

Sería inteligente mantener esta puerta clausurada:

Parece que ahí no funciona la Comisión de Higiene y Seguridad, espero al menos que tengan un extintor de incendios:

Creo que con los ejemplos anteriores he podido expresar mi punto de vista.

La Gestión de Proyectos en Entornos Controlados

Obviamente, todos los errores anteriores - que son casos extremos, "épicos", son por falta de planificación, coordinación, supervisión... o de puro sentido común. Los proyectos de informática, civiles, industriales, y de todo tipo, no se quedan atrás.
Entonces, se creó PRINCE2, que significa, por sus siglas en inglés: PROYECTOS EN ENTORNOS CONTROLADOS. El 2 se le añadió para hacer claro que va más allá del PRINCE original, que era específico para proyectos de informática. PRINCE2 se aplica a todo tipo de proyectos, y es la metodología líder en gestión de proyectos en muchas partes del mundo.
El número mágico en PRINCE2 parece ser el 7:

• 7 principios
• 7 temas
• 7 procesos

Los Principios de PRINCE2

1.  Justificación continua del Caso de Negocio: Riesgo, Beneficios, Presupuesto.
2. Aprender de la experiencia. Revisión de las lecciones aprendidas en proyectos previos.
3. Roles y responsabilidades bien definidos: Ejecutivo, Gerente del Proyecto, Junta, etc.
4. Gestión por fases o etapas: Pre-proyecto, inicio, etapas consecutivas, entrega final.
5. Gestión por excepción: Control de tolerancias e incidencias, escalar situaciones a resolver
6. Enfoque en los productos: Estructura de los productos, descripción del producto, paquetes de trabajo a ejecutar en cada etapa.
7. Adaptación al entorno del proyecto: La metodología se adapta a la situación concreta: tipo de proyecto, duración, nivel de complejidad etc. Para ello, existen diferentes modelos, desde los más sencillos hasta el más completo. 

Con PRINCE2 se crea un entorno adecuado para gestionar de manera profesional los proyectos. PRINCE2 conforma un sistema de gestión, que cada empresa puede adaptar. Los principios son lo clave. Las temáticas y los procesos son complementos para facilitar la ejecución de los principios. Además, PRINCE2 viene acompañado de formatos para planes, registros, y documentos principales.

PRINCE2 está organizado en base a procesos:

En PRINCE2 los proyectos se gobiernan por una Junta de Proyecto que tiene en cuenta los puntos de vista del negocio, del usuario, y del proveedor. La Junta está presidida por el Ejecutivo a cargo, y participa el Gerente del Proyecto.

Los proyectos se dirigen, se gestionan y se entregan. La planificación y el control es por etapas, verificando siempre que el proyecto está dentro del enfoque planeado, que el caso de negocio (justificación del proyecto) siga siendo válido, y controlando que el resultado de una etapa cumpla con lo que se esperaba, como paso previo a autorizar el inicio de la siguiente etapa.

No es posible abarcar en una entrada toda la riqueza de PRINCE2. Sin embargo, si su empresa gestiona proyectos de manera habitual, ¿por qué no hacerlo con la mejor práctica disponible? PRINCE2 puede ser una excelente solución para evitar errores garrafales, pérdidas de tiempo, dinero, y prestigio.

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