USE LA MATRIZ RACI PARA SER MÁS PRODUCTIVO

La matriz RACI es una excelente herramienta para visualizar los roles y las responsabilidades de un equipo. Tiene amplia aplicación.
UNA MATRIZ PARA ORDENAR LAS ACTIVIDADES:

En el trabajo cotidiano, en la gestión de proyectos, en la organización de eventos, es muy importante que todos entiendan las responsabilidades y actividades de cada cuál. A veces es conveniente crear un proceso formal de asignar responsabilidades. Esto ayuda a reducir la confusión y a ser más eficientes.

Hay mucha información útil en el sitio web www.raci.com. Se sugiere al lector visitarlo.

Matriz RACI

Una de las herramientas más importantes para dar seguimiento a los roles y responsabilidades es la Matriz RACI (o de Asignación de Responsabilidades). RACI significa:

• 
  
• Responsable – La persona que ejecuta la tareas. 
• Autoridad – La persona que rinde cuenta por la tarea. Debe ser una sola. 
• 
  
• Consultados – Las personas que se consultan antes de decidir. 
• 
  
• Informados – Las personas que deben ser actualizadas después. 

La diferencia entre las categorías de Consultados e Informados es que en el primer caso hay una comunicación de dos vìas (para obtener también sus insumos), y en el segundo caso la comunicación es de una sóla vía (se les deja saber).

Existen aplicaciones en iPad y en Android para la Matriz RACI.

• iPad: KnowMyTeam 
• Android: RACI Change Management.

Un ejemplo

En este simpático video se aplica RACI a la organización de una boda:

https://www.youtube.com/watch?v=5KQvOB68Am0&list=UU-sJpy_O7zCN5zOrzWy4llQ&index=4

Y una explicación simple pero poderosa se puede ver en

https://www.youtube.com/watch?v=1U2gngDxFkc


Veamos un ejemplo sencillo: Realizar una reunión efectiva.

El Jefe es quien tiene la autoridad por el éxito de la reunión. Pero también es responsable de hacer la agenda de la reunión. Su secretaria debe preparar el local y enviar la invitación. Los participantes deben agendar la reunión y asistir a la misma. El jefe tiene la responsabilidad de ejecutar la reunión. La secretaria levanta el acta y la comunica. Y los involucrados deben ser informados de los acuerdos para su cumplimiento. Finalmente, le toca al jefe actuar si hay alguna dificultad en el logro de los acuerdos.

Todo eso se expresa fácilmente en una Matriz RACI:

ACTIVIDAD          JEFE   SECRETARIA   ASISTENTES   INVOLUCRADOS

Aprobar Reunión      A

Preparar Local                         R

Citar a Asistentes      C            R                           I

Agendar Reunión                                                  R

Dirigir la Reunión     R

Levantar Acuerdos                   R

Revisar Acuerdos      C

Enviar Acuerdos                      R                           I                           I

Ejecutar Acuerdos                                                                             R

Hacer seguimiento     R                                                                     C

UTILIDAD DE LA MATRIZ RACI

1. Permite conocer si algunas personas están asignadas con muchas o muy pocas responsabilidades. 
2. Mantiene a todos en la misma sintonía, y se sabe quién responde por qué. 
3. Ayuda a desarrollar un sistema simple de comunicación, ahorrando tiempo a todos. 
4. Sirve para inducir a un nuevo integrante del equipo en sus funciones. 
5. Se pueden hacer matrices para las diferentes actividades o procesos. 

USANDO LA MATRIZ PARA MEJORAR

1. Cada proceso o evento tiene una sola A (persona con autoridad, y cuya cabeza peligra si las cosas van mal). 
2. Para cada tarea debe haber al menos un R (responsable). 
3. A veces la misma persona que realiza una tarea puede tener otro rol (por ejemplo, AR) 
4. Recordar que si bien se pueden compartir las responsabilidades, la autoridad recae sobre una sóla persona. 
5. Si hay muchas personas en la categoría C, pensar si realmente todos deben ser consultados. Tal vez es mejor mover a algunos a la categoría I. 
6. Mantener la categoría I al mínimo, para reducir los ruidos en la comunicación. 
7. Si al considerar varios procesos, una persona tiene muchas A asignadas, es posible que se tenga un estado de centralización en el trabajo que se podría revisar. 
8. A la hora de evaluar el desempeño, la matriz RACI puede ser útil para identificar oportunidades de mejora.

En resumen, la matriz RACI es una gran herramienta de trabajo, que ayuda mucho a mejorar la comunicación dentro de los equipos y a lograr los objetivos con más eficiencia. Cuando esta herramienta se utiliza correctamente, reduce la cantidad de correos electrónicos a enviar y ayuda a que todo el equipo sea más productivo.

La organización puede identificar sus procesos principales y preparar matrices RACI para cada uno.

Luego puede ver si las A, R, C, I están bien distribuidas entre todos los involucrados. Esto puede ser una retroalimentación muy útil a la mejora de sus fichas de puesto.

Finalmente, cuando se mejora un proceso, es conveniente ver qué cambia en la matriz RACI.