miércoles, abril 20, 2016

Cómo tener un sistema práctico de gestión

Un sistema sencillo para gestionar y dar seguimiento al personal  

Digamos que usted tiene personas directamente bajo su responsabilidad. Está a cargo de un área y tiene objetivos que lograr, recursos que administrar  y cuentas que rendir. Necesita un sistema de trabajo que asegure que pueda realizar sus tareas de forma eficiente y efectiva. 

Sobre este sistema trata esta entrada. 

Las reuniones uno a uno 

Haga la lista de las personas que tiene bajo su responsabilidad directa. Posiblemente, estas personas serán responsables de otros más. Coordine con cada uno de ellos un espacio de 30 minutos una vez por semana, en un horario fijo y de alta prioridad.

Realice estos despachos, denominados "Uno a uno" (o 1:1) de manera regular, utilizando siempre la misma estructura:

1. En la primera reunión definir las Expectativa:
  • Decir a la persona lo que espera de ella en términos de resultados, aprendizaje, y actitudes
  • Pedir a la persona que exprese qué espera de usted como su superior directo.
  • Acordar objetivos concretos en relación con las expectativas planteadas.
2. En las reuniones siguientes comprobar:
  • Lo realizado en la semana
  • Las dificultades y soluciones 
  • Lo planeado para la próxima semana. 
  • Seguimiento a acuerdos. 
  • Cuestiones generales.  
3. Llevar en un cuaderno (físico o digital) anotaciones sencillas de estas reuniones.

4. Usar esas notas para ir dirigiendo a la persona. Revisarla  a la hora de evaluar el desempeño y  el cumplimiento.

La Retroalimentación

Retroalimentar es dar a conocer a la otra persona su punto de vista respecto a un comportamiento (positivo o negativo) que esa persona ha mostrado. Para que la retroalimentación sea efectiva debe ser escuchada por la persona que la recibe.

 Por una parte,  la persona debe estar en condiciones de escuchar y por otra parte, usted como jefe no debe retroalimentar a nadie cuando está enojado, ni tampoco cuando está eufórico. 

La retoralimentación tiene como propósito estimular los comportamientos deseados, y tiene una estructura:
  1. Decir claramente la situación, limitándose a los comportamientos, no a juzgarlos.
  2. Decir las implicaciones, positivas o negativas, del comportamiento observado. 
  3. Solicitar el cambio de comportamiento deseado (para los comportamientos negativos) o dar las gracias por el comportamiento deseados (para los comportamientos positivos). 
  4. Comenzar con la retroalimentación positiva, para que las personas se acostumbren a recibirla. 
  5. Luego de unas semanas, retroalimentar para los comportamientos positivos como los negativos.
  6. Hacer esto de manera directa, con interés genuino de apoyar a la persona, y cuanto antes. 
  7. Se puede retroalimentar en cualquier momento, incluyendo las  reuniones Uno a Uno.
  8. La retroalimentación es más efectiva si se hace individual y cara a cara.
El Coaching

El coaching, al que podemos definir como el apoyo que damos a la persona para que mejore sus comportamientos, es la tercera herramienta del sistema de dirección. El coaching, a como lo planteamos aquí, se orienta a que la misma persona vaya trabajando en sus comportamientos, venciendo sus creencias limitantes, y mejorando su sentido de auto-eficacia. No es lo mismo que el entrenamiento, o el trabajo con un mentor que se orientan más al desarrollo de habilidades y competencias.

Luego de un tiempo realizando las reuniones Uno a Uno y ofreciendo Retroalimentación, tendrá bastante claro en qué necesita mejorar cada una de las personas que están directamente a su cargo.

No hay que hacer coaching con todos al mismo tiempo. Seleccione la persona que más ayuda necesite y comience por ella.

Un buen método, que es una variante de la técnica de ventas llamada SPIN, es el siguiente:

1. Situación

  • Acordar con la persona el área de trabajo ("la situación") en donde enfocará el coaching.
  • Ayudar a la persona a que describa de la manera más completa posible cuál es la situación a la que se enfrenta. 
  • Es importante considerar varios puntos de vista (pasado/presente/futuro, sistema donde ocurre, punto de vista de la persona, de superior, y de los subordinados, etc.)
2. Problema 
  • Definir claramente el problema que hay que resolver. 
  • Expresar el problema como una oportunidad de mejora. 
3. Implicaciones 
  • El coach trabaja con la persona para ayudarle a identificar las implicaciones negativas que se derivan del problema a resolver. 
  • Es importante explorar todo el abanico de implicaciones: laborales, familiares, emocionales, repercusiones en otras áreas, etc. 
  • Explorar las implicaciones. Suelen ser más amplias y profundas de lo que parecen a primera vista. 

4. Necesidad de beneficios 
  • El coach trabajará con la persona para que exprese los beneficios que traería resolver el problema.
  • Mientras más claros sean los beneficios, mejor será la motivación de la persona para resolver el problema. 

5. Aplicar las herramientas para cambios de conductas

  • Definir el comportamiento deseado en términos ideales. 
  • Expresar dicho comportamiento en forma de afirmaciones, que se tiene por escrito y se repiten. 
  • Realizar ejercicios frecuentes de visualización del comportamiento deseado, como si estuviera ocurriendo realmente. Visualizar intensamente con palabras, imágenes y emociones. 
  • Establecer metas que saquen a la persona de la zona cómoda e irlas cumpliendo. 
  • Retroalimentar positivamente a la persona en sus esfuerzos para ir mejorando. 

El sistema planteado no cubre todo el rol de un directivo, por supuesto, pero sí es un buen método para conocer a su personal, exigirle, desarrollarlo, y poder evaluarlo con justeza. 

Le puede interesar también:
Aprender a evaluar bien el desempeño
Motivando a su equipo
¿Está trabajando bien la gestión de recursos humanos?


lunes, marzo 28, 2016

CÓMO CAMBIAR DE HÁBITOS: UN MEJOR MODO

¿POR QUÉ ES TAN DIFÍCIL APEGARSE A BUENOS HÁBITOS?

Parece que caemos fácilmente en rutinas poco saludables: comer chatarra, ver demasiada TV, comernos las uñas, fumar… Abundan estos malos hábitos y de vez en cuando queremos hacer algo para cambiarlos, lo intentamos de veras, sólo para descubrir que en poco tiempo regresamos a las viejas costumbres que sabemos son dañinas.
Al parecer, apegarse a los nuevos hábitos es tan difícil porque tratamos de cambiar de manera equivocada. En este documento vamos a ver una mejor estrategia de cambio. 

EL ERROR COMÚN QUE QUIERES EVITAR




A todos nos gustaría cambiar de la noche a la mañana. Pero hay un problema con eso: no es posible. Vemos casos de éxitos de otros, y sólo notamos el resultado obtenido: bajó 25 libras en 3 meses. No vemos el "proceso" por el que la persona tuvo que pasar para obtener ese resultado. 
¿Necesitamos el resultado? Realmente, necesitamos primero adquirir nuevos hábitos.


Tendemos a sobrestimar la importancia del resultado final y subestimar el valor de tomar mejores decisiones cada día.


Casi todos los hábitos que una persona tiene- buenos o malos – son el resultado de pequeñas decisiones tomadas a lo largo del tiempo. Y si esto es cierto, los problemas que enfrentas ahora son el resultado de miles de pequeñas decisiones tomadas a lo largo de años. Entonces, ¿tiene sentido pensar que la ruta para una vida más sana, plena, y productiva debería ser también el resultado de miles de decisiones diarias?
Pero, olvidamos esto fácilmente cuando queremos hacer un cambio. Cuando te obsesionas con lograr rápido el resultado, en lo único que piensas es en la meta, y te olvidas que ejecutar el proceso para lograr dichas metas es tan importante como lograr las mismas. El deseo de lograr el resultado rápido te lleva as pensar que el resultado es el premio.  
No entendemos que la vida que llevas hoy es la suma de todos tus hábitos. Si estás en forma o fuera de forma, si eres feliz o no, si tienes éxito o eres un fracaso… todo es consecuencia de tus hábitos.
Lo que haces repetidamente (es decir, en lo que inviertes el tiempo pensando y haciendo cada día) forma finalmente la persona que eres, las cosas en las que crees, y la personalidad que muestras.

CÓMO SE CREAN LOS HÁBITOS

Todos los hábitos- buenos o malos- siguen un patrón de 3 pasos:




Esta secuencia se ha probado una y otra vez por los científicos de la conducta.
Veamos cómo se aplica esto, por ejemplo, en contestar una llamada telefónica:
  1.   Recordatorio: Suena el timbre. Es el disparador que inicia el comportamiento.
  2.  Rutina: Contestar el teléfono. Cuando el teléfono suena, tienes el hábito de contestarlo.
  3.   Recompensa: Está en saber quién llama y en satisfacer la curiosidad de por qué te llama.
Si la recompensa es positiva, se te genera el deseo de repetir el comportamiento cada vez que el Recordatorio se activa. Eventualmente, esta repetición forma un hábito.
Sobre la base de lo anterior, ¿cómo se puede crear esta estructura para crear nuevos hábitos y apegarse a ellos?

1.       Usar un hábito actual como recordatorio de tu nuevo hábito.
1.    Olvidarte de que este es un asunto de auto control y de más fuerza de voluntad. Tratar de mantenerte motivado y recordar el nuevo comportamiento es exactamente la forma incorrecta de lograr el cambio. Si piensas un poco, tiene sentido: a veces te sientes motivado y a veces no. Entonces, ¿por qué confiar en la motivación (que es algo variable) para crear un nuevo hábito (que es algo consistente)

2.     Por eso se necesita el Recordatorio, el disparador del nuevo comportamiento. Es una parte crítica de la construcción de un nuevo hábito. Un buen Recordatorio hace más fácil iniciar el nuevo hábito a partir de algo que ya haces ahora. Esto es mucho mejor que confiar en la motivación. Por ejemplo, me lavo los dientes a diario, eso puede ser el disparador para crear el hábito de usar el hilo dental. Para facilitar el hábito, pongo el hilo dental al lado del cepillo, de modo que cuando veo uno veo al otro.
3.       Al establecer un recordatorio visual y asociar el nuevo hábito a una acción que ya es para mí rutinaria, es más fácil cambiar. No necesito motivación. No necesito memorizar.
4.      No importa de qué hábito se trate, no debes esperar que te vas a apegar mágicamente al mismo sin crear un sistema que haga más fácil comenzar. Por eso, elegir el Recordatorio adecuado es un primer paso muy importante. El Recordatorio es específico para cada persona y hábito que trata de crear.
5.      El mejor método que conozco es escribir dos listas: en la primera van las cosas que hago sin fallar todos los días (bañarme, afeitarme, lavarme los dientes, sentarme a comer, hacer el desayuno, etc.) Algunos de esos hábitos son saludables (como lavarse los dientes, o tomar agua abundante. Esas son acciones propicias para actuar como Recordatorios para los nuevos hábitos (Luego de tomar mi té, medito por 60 segundos).
6.        En la segunda lista poner las cosas que te ocurren a diario (me detengo en la luz roja, recibo mensajes de texto, veo comerciales, el sol sale, escucho audiolibros, etc.) Estos eventos también pueden servir como Recordatorios para nuevos hábitos. Por ejemplo, Cuando pongan un comercial me pongo de pie y camino.
7.      Con esas dos listas se tiene un amplio rango de cosas que realmente hacemos y a las que realmente respondemos cada día. Son perfectos para Recordatorios.

2.       Hacer increíblemente fácil comenzar su nuevo hábito.
1..       Es hacerlo tan fácil que no puedas decir que no. Recordar que los cambios duraderos son consecuencia de hábitos diarios. Comenzar pequeño. Es la mejor recomendación. Si quieres pasar el hilo dental, comienza, aunque sea por un diente, pero hazlo siempre.
2.      Al principio no importa el rendimiento. Lo que importa es convertirse en la persona que siempre se apega a su nuevo hábito, sin importar qué insignificante o pequeño parezca. Una vez que el comportamiento se haga consistente, se puede construir el nivel de rendimiento que desea.
3.       Siempre recompensarse
1.     Es importante celebrar, tanto en la vida como en los hábitos. Queremos sentirnos bien, queremos desear repetir el comportamiento que nos hace sentir así. Cada vez que ejecute el nuevo hábito, dese una recompensa. Eso puede ser gritar ¡Éxito!, o cualquier mecanismo de auto-diálogo positivo.  Las investigaciones demuestran la importancia de hacer esto.
2.       Es importante que los hábitos a crear sean claves para usted. Es difícil encontrar recompensa por hacer algo que simplemente es para quedar bien con otros o buscando aprobación. Es tu vida, así que asegura invertir el tiempo en cosas que son importantes para ti.
¿Cómo se usa esto en la vida real?

HÁBITOS BASADOS EN LA IDENTIDAD

La clave para crear hábitos duraderos está en crear primero una nueva identidad. Tus comportamientos actuales son el reflejo de tu identidad actual. Lo que haces ahora es una imagen especular del tipo de persona que crees que eres (de modo consciente o subconsciente). Para cambiar tu comportamiento tienes que comenzar a creer nuevas cosas de ti mismo.
Imagine cómo nos ponemos metas: Quiero bajar 15 libras. Es un objetivo poco específico porque se centra en un resultado o una apariencia. Los objetivos de resultados y apariencia son buenos, pero no son hábitos. Si ya estás tratando de actuar en base a un comportamiento nuevo, estos objetivos te pueden ayudar a ir adelante, 


pero si estás tratando de comenzar un nuevo hábito, es mucho mejor comenzar con un objetivo basado en la identidad.


Cada acción que realizas está guiada por una creencia fundamental de que es posible. Así, si cambias tu identidad- el tipo de persona que crees que eres- será más fácil cambiar tus acciones.

La razón por la que es tan difícil apegarse a nuevos hábitos es que, con frecuencia, tratamos de lograr un objetivo de rendimiento o de apariencia sin hacer primero el cambio de identidad. La mayor parte del tiempo tratamos de lograr resultados antes de probarnos a nosotros mismos que tenemos la identidad del tipo de persona en la que queremos convertirnos.
Debería ser al revés.

LA RECETA PARA EL ÉXITO SOSTENIDO

Cambiar tus creencias no es tan difícil como parece. Son dos pasos:
  1.  Decidir el tipo de persona que deseas ser.
  2. Probarte eso a ti mismo con pequeñas victorias.
Enfatizo una vez más la importancia de comenzar con pasos pequeños.
Por ejemplo, una persona que se ejercita regularmente se puede poner fuerte. Desarrollar primero la identidad de que eres alguien que se ejercita diariamente, y luego moverse a los resultados y a la apariencia después. Comenzar pequeño y creer que los resultados vendrán al desarrollar esa nueva identidad.
Ejemplo: Quiero perder peso
Identidad: Soy una persona que camina a diario.
Pequeñas victorias: Me compro un podómetro. Hoy camino 1000 pasos. Y voy subiendo a diario hasta cumplir regularmente entre 6 mil y 10 mil. 
El objetivo al principio no es lograr resultados, es ser el tipo de persona que hace y logra esas cosas (el que camina a diario, el que limita la cantidad de pan que come, etc.). 

AJUSTANDO LOS NUEVOS HÁBITOS A TU VIDA


Una cosa es saber cómo hacer cambios, y otra muy diferente es ajustar nuevos objetivos a tu vida. Al usar las estrategias mencionadas arriba (3R y Objetivos de Identidad), todo se hace más fácil. Pero esas no son las únicas herramientas disponibles. 

PONER UNA PROGRAMACIÓN, NO UN OBJETIVO

Establecer una programación a cumplir es mucho mejor que poner un objetivo (que es arbitrario). No poner una meta específica (15 libras en un mes), sino establecer un objetivo importante (hacer ejercicios diarios), y crear una programación que me lleve consistente al mismo.
No suena como una gran cosa, pero lo es.

FOCO EN LA PRÁCTICA, NO EN EL RENDIMIENTO

Ambos ejemplos son muy diferentes a la forma en que solemos ponernos metas. En ambos casos he hecho progresos por apegarme a una programación, en lugar de a un resultado. El foco está en hacer la acción, no en lograr un resultado X para cierta fecha.
Si quieres ser el tipo de persona que logra lo que se propone, imponte un cronograma a seguir, no una fecha tope contra la que correr.

VOLVIENDO AL HÁBITO LUEGO DE UN DESLIZ

Hay veces que se rompe la rutina. A veces por cosas nuestras, otras porque es imposible hacer la rutina. Esas cosas no son un gran defecto, es parte de ser humano. Por ser humanos es que podemos regresar a la ruta cuando nos desviamos. La mejor estrategia no es evitar los fallos, es planear qué hacer cuando ocurran. Con las 4 estrategias que vienen a continuación se puede poner un poco de orden en el caos. Y podemos tener un método para regresar escrito antes de que nos salgamos de ruta.
1.       Poner los hábitos en el calendario.

a.       Los hábitos necesitan un tiempo y un espacio en su vida. ¿Quiero escribir mi boletín? Domingo 7 am, sentado en la silla, las manos en el teclado, así es como ocurre. Lo mismo con la rutina de hacer ejercicios. Todas las noches luego de cenar. Es un recordatorio más del compromiso de hacer la rutina diaria. “Pronto” no es una fecha, ni “algo” es un número. Poner exactamente dónde y cuándo voy a hacer esto. Y que venga con un recordatorio vía algún sistema de aviso.
b.       Una forma de “recordar” es unir el nuevo hábito a una rutina que haces todos los días.
2.       Apegarse al programa, incluso en formas pequeñas.

a.       Lo que provoca el fracaso no es el impacto individual que tiene salirse del programa, es el impacto acumulado de nunca volver a la ruta. Si dejas de caminar un día no pierdas tanta forma. Dejar de caminar un mes es otra cosa.
b.       Si no hay tiempo para caminar a fondo, dar una vuelta. Si no hay tiempo para hacer taichí, haz un minuto de ejercicio. Si no tienes tiempo de agarrar vacaciones, saca una tarde y maneja hasta el pueblo más cercano.
c.       Busca una forma de cumplir con el programa, aunque sea mínima. Digamos que pensaba caminar 1 h, pero por razones justificadas, sólo puedo hacerlo por 20 minutos. Uno tiene ahora dos opciones: 1. “Por 20 min no vale la pena cambiarse de ropa, ponerme los zapatos y salir a caminar.” Siempre hay justificaciones para no hacerlo. 2. Reducir el alcance, pero no afectar la programación. “En 20 min puedo ponerme la ropa, los zapatos y caminar un buen rato.” El impacto del día de hoy puede que no sea mucho, pero el impacto acumulado de no dejar de hacerlo, es enorme.
3.       Tener a alguien que espera algo de ti.

a.       Es cuando uno tiene amigos o un equipo que te espera para la práctica. Te apareces.
b.       Para que esto funcione no hay que ser miembro de un equipo. Habla con la gente que te cruzas en la calle o en el gimnasio, saluda, haz amigos. Eso basta.
4.       Diseñar tu entorno para el éxito.

a.       Sabemos que la gente que nos rodea influye en nuestro comportamiento. Pero eso ocurre también con las cosas que nos rodean, aunque no es tan obvio.
b.       Las cosas que lees, lo que ves delante de tu escritorio, los cuadros que cuelgan en la oficina, todos son piezas del entorno que te pueden disparar la acción, independiente de cuán motivado estés.
c.       Es poner el hilo dental al lado del cepillo.

¿CÓMO ROMPER UN MAL HÁBITO Y REEMPLAZARLO POR UNO BUENO?

Hemos visto bastante de cómo crear un buen hábito, pero ¿cómo abandonar un mal hábito?
Los malos hábitos interrumpen nuestra vida y nos impiden lograr cosas. Se puede las siguientes 3 maneras: 

1. BUSQUE OTRA FORMA DE LIDIAR CON EL STRESS Y EL ABURRIMIENTO

Casi todos los malos hábitos provienen de stress y de aburrimiento. Son mecanismos que usamos para combatir esos sentimientos. Todo, desde comerse las uñas, gastar demasiado, comer mucho, o perder tiempo viendo TV puede ser una respuesta simple al stress y al aburrimiento.
Claro, a veces el stress y el aburrimiento que sentimos tienen causas más profundas. Son cosas en las que hay que pensar. Pero si se quiere ser serio en hacer cambios, uno tiene que ser honesto consigo mismo. ¿Hay ciertas creencias o razones tras los malos hábitos que tenemos? ¿Hay algo más profundo – un miedo, una creencia, un evento- que nos hace mantener algo que no nos conviene?
Reconocer la causa de los malos hábitos es crucial para lidiar con ellos.

2. NO SE ELIMINA EL MAL HÁBITO, SE REEMPLAZA POR UN BUEN HÁBITO

Todos mis hábitos de ahora – buenos o malos- están en mi vida por alguna razón. De algún modo, esos comportamientos proveen beneficios, incluso si son malos para nosotros en otros aspectos de la vida.
Dado que los malos hábitos te traen algún tipo de "beneficio percibido" en la vida, son difíciles de eliminarlos. Es por eso que el consejo simplista de “Deja de hacer esto”, no funciona. En lugar de eso, se necesita instalar un hábito positivo que provea un beneficio similar o mayor.
Por ejemplo, si como cuando estoy tenso, un plan de “no comas cuando estás tenso” no va a funcionar. La idea es dar con una nueva forma de tratar con el stress e insertar esa nueva forma como un nuevo comportamiento, en lugar de comer.
En otras palabras, los malos hábitos satisfacen necesidades en nuestra vida. Por eso, reemplazar el hábito malo por uno mejor que satisfaga la misma necesidad. No esperes simplemente cortar el mal hábito, sin tener un buen hábito que lo reemplace. Si no se satisface la necesidad, pronto recaes en el mal hábito antiguo. 

3. CÓMO ROMPER UN MAL HÁBITO

Buscar un sustituto para el mal hábito. Pensar en cómo voy a responder cuando esté aburrido o estresado, que no sea repitiendo el mal hábito de irme a comer. ¿Qué voy a hacer cuando me den deseos de comer fuera de hora? Por ejemplo, ve y toma agua.
Cortar tantos disparadores como sea posible. Si fumas cuando bebes, entonces no vayas al bar. Si comes galletas cuando estás en la casa, no tengas galletas en la casa. Si lo primero que haces cuando te sientas en la sala es ver la TV, entonces, quita de ahí la TV, o esconde el control en el closet. Haz fácil romper el mal hábito evitando las cosas que los desencadenan.
Ahora mismo, tu entorno hace fáciles los malos hábitos y difíciles los buenos. Considera hacer cambios en el entorno.
Comparte el esfuerzo con otros. Nos podemos rendir cuentas, y estimular. Saber que otra persona espera que seas mejor es un gran estímulo.
Visualizar el efecto de cumplir. Trata de verte rechazando un segundo plato, o caminando a diario. Sea el hábito que estés tratando de quebrar, visualizar que lo rompes, sonreír y disfrutar de tu éxito. Verte a ti mismo creando una nueva identidad.



Le puede interesar  "Los errores que cometemos al decidir"
Posted in  on lunes, marzo 28, 2016 by  |  

miércoles, marzo 16, 2016

NO DEJE LA CONTRATACIÓN EN MANOS DE RH

Escrito por: Hugo Sánchez 

CONTRATANDO Y ENTREVISTANDO

Nada de lo que hagas como gerente es más importante que contratar bien. Nada. No puedes darte el lujo de agarrar atajos en esto. Una mala contratación puede costar miles a la empresa. Hacer todo lo posible para calificar o descalificar bien al entrevistado. Una vez que haces la oferta y contratas, las opciones se reducen. Hay que estar seguro que se tiene a la persona correcta para hacer el trabajo. 
Basarse en datos duros, investigación. Acá no te puedes ir solo por la intuición. Contratar es uno de los trabajos más complicados que harás.

Hay muchos tipos de prácticas que se usan para contratar. Supongamos que RH hace una pre-selección, pero usted como gerente es quién tiene la última palabra. 

EL INGREDIENTE PERDIDO

Casi todos los gerentes creen que se necesita experiencia, calificación, o educación. Por eso, rara vez buscan el ingrediente perdido: actitud


Se puede contratar a alguien experto, calificado, y educado, pero si tiene mala actitud, te has comprado un problema. Por el otro lado, una persona con menos experiencia, pero una gran actitud, puede aprender. Todo gerente experimentado estará de acuerdo en que la actitud es la cualidad principal del empleado.

LA PRE-SELECCIÓN


La mayoría de los gerentes hablan mucho y escuchan poco en las entrevistas.
Naturalmente, el candidato quiere el puesto, y por eso va a responder lo que cree que el gerente  quiere oír. El que no lo haga, no es suficientemente inteligente para ser contratado. Por eso, no haga preguntas que el candidato no pueda responder. Evitar cosas como:
  •  ¿Por qué quiere trabajar acá? 
  • ¿Qué te hace pensar que estás calificado para el trabajo? 
  • ¿Vienes por el salario?
Hacer preguntas tontas, hace del gerente un mal entrevistador. 
Hay que lograr una conversación fluida con la persona, para conocerla mejor, sin crear un tono confrontativo en la entrevista. Más bien haga que la persona se sienta relajada y se exprese. Deje las preguntas más difíciles para más adelante. No haga nunca las preguntas de la lista anterior. 

Mostrando image.png
Mostrando image.png
Inline image 4
.
Lo que buscamos es saber si el candidato tiene la actitud correcta. Por eso tiene sentido que la primera parte de la plática sea en esa dirección. La mayoría de los entrevistados están nerviosos. Ponerlos cómodos, no ir de inmediato al punto. Dejarles saber que te interesan como persona, no sólo como empleado. Incluso si la persona no consigue el puesto, agradecerá el trato humano.

Inline image 5

Hacer preguntas que nos permitan conocer a la persona y saber más de cómo piensa y qué valora:
  •  ¿Qué te gustaba más de tu trabajo anterior? 
  • ¿Que te gustaba menos? 
  • ¿Cómo era tu jefe anterior? 
Son preguntas sencillas. Y brindan mucha información sobre la persona entrevistada. Veamos cada una de las preguntas:
  • Lo que le gustaba más: Si al entrevistado le gustaba el desafío, las oportunidades, o el clima, ya sabes que valora esas cosas. Pero si menciona cosas de que no trabajan los sábados, que había muchas actividades sociales, y que desde el primer año se recibían ascensos, ya sabes que esta persona es una mariposa social. Si bien no es malo ser social, no es la razón por la que un trabajo te gustara más. 
  • Lo que le gustaba menos: Y cuando se le pregunta qué le gustaba menos, también hay buenos insumos. Si dice que es que había que trabajar a veces horas extra, o hacer trabajo social, o ir a entrenamientos obligatorios, esas no son las respuestas que quieres escuchar. Pero si menciona que no había un sistema formal de reconocimientos, que los ascensos no se relacionan con la calidad del trabajo, y que había favoritismos, son respuestas que no “queman puentes” y sugieren que la persona está orientada a los resultados. 
  • Sobre tu jefe anterior: Y al hablar de su jefe anterior, si la persona dice cosas ultra negativas no es lo mismo que si responde con diplomacia (“Tuvimos nuestras diferencias, pero nos llevábamos bien y lo respeto.”). Si, ademas el candidato "ofrece" venirse con toda la base de datos de la compañía anterior, o comienza a revelar intimidades del otro trabajo, es una gran señal de alarma para no contratar a una persona así. 

PREGUNTAS DE LOS CANDIDATOS


El gerente puede decir al entrevistado: "Me gustaría que me preguntaras cualquier cosa que quieras saber respecto a nosotros, a tu puesto, etc." Si el candidato pregunta por los días feriados, los horarios, las vacaciones, las actividades sociales, la edad de retiro, etc., está señalando claramente qué es lo que más le importa. Claro, algunas respuestas pueden ser más sutiles, pero van con la misma intención.

Es muy distinto si el candidato pregunta cómo se promueve la gente, qué se necesita hacer para tener un trabajo sobresaliente, cuáles son los programas de entrenamiento, etc. Puede parecer que son preguntas que un candidato sabe que usted quisiera escuchar. En todo caso, ya ve que no está entrevistando a un tonto.
Una buena estrategia del gerente es usar el silencio: Preguntar y callar, esperar a ver qué hace el candidato.

Hay preguntas que no se pueden hacer, y Recursos Humanos seguramente tiene una lista. Son discriminatorias, ilegales, o ambas cosas. Cosas privadas, preferencias sexuales, situaciones de salud, etc. Con eso hay que tener cuidado, y con otras cosas, como contratar trabajo infantil. 

QUIÉN ENTREVISTA 


 Normalmente se consiguen candidatos (internos y externos), y se hace un primer filtrado sobre la base de los currículos por el área de Recursos Humanos. Luego, con los candidatos más apropiados, se hace una primera ronda de entrevistas, dónde básicamente se conoce más a la persona, se verifican refrencias, se asgura que cumpla todo los requisitos (cédula, record de policía, etc.), etc. A veces el candidato es entrevistado previamente por el equipo que estará a su cargo. Sólo si ese equipo "le da permiso", el candidato progresa hacia la obtención del puesto. 

En otros casos, el candidato debe hacer cierta pruebas, que expresan realmente su forma de ser: competir en un torneo de volley-ball, manejar bajo tensión, o hacer alguna tarea (experiencia) según la cultura de la empresa. 

Inline image 3


Al final, con los mejores candidatos, hay una entrevista con el Gerente. Es clave que el Gerente del nivel correspondiente participe en la decisión final, y debe entrevistar al candidato
Parafraseando a Mark Twain, "la contratación es demasiado importante para dejarla en manos de Recursos Humanos" y nunca dude en pedir una tercera opinión. 

domingo, febrero 28, 2016

EL GERENTE Y LA COMUNICACIÓN

EL ARTE DE ESCUCHAR PARA DIRIGIR MEJOR

SER UN ESCUCHA ACTIVO


 Image result for escucha


La habilidad de escuchar es un secreto muy bien guardado del éxito gerencial. Escuchar activamente es dejar al otro saber que efectivamente fue escuchado. Se hace cuando uno atiende, se involucra, hace preguntas, resume lo escuchado, etc.


Esta es la mejor forma de escuchar. Una buena regla de inicio: escuche el doble de lo que habla. Para muchos es difícil de cumplir. Esto lo puedo asegurar por experiencia propia. 


EL MAL ESCUCHA


Para muchos, el mejor sonido del mundo es su propia voz. Y quieren que todos la oigan. Les importa más lo que tienen que decir que lo que digan los demás. De hecho, uno suele recordar más lo que dijo que lo que le dijeron. Es que escuchamos parcialmente, y nos desconectamos de lo que nos están diciendo. Estamos ocupados en la próxima cosa inteligente que vamos a decir.


Pero los gerentes brillantes saben escuchar.


Sin embargo, muchos gerentes hablan demasiado. En realidad, se aprende muy poco hablando. Mientras más escuchas, por el contrario, más aprendes y más respeto muestras por la opinión de los demás. 

También hay que esforzarse en escuchar por la llamada "brecha de comprensión": la gente habla a razón de 80-120 palabras por minuto. La gente puede comprender a un ritmo mucho mayor. Los que dominan esto puede entender más de mil palabras por minuto. Cuando esta persona escucha a 100 y entiende a 1000, hay una brecha de 900 palabras por minuto. Esa persona tiene “tiempo libre” mientras escucha y no tiene que poner toda su atención. Por eso se desconecta, va y viene en la atención al que habla.


Recuerde que todos tienen necesidad de ser escuchados. Y reciben un gran servicio si la escucha que reciben es activa. 


EL ESCUCHA ACTIVO


La persona que domina la escucha activo tiene rasgos y habilidades que se desarrollan con el tiempo. La primera es estimular al otro a hablar. Y cuando el otro lo hace, no cambia la conversación para sí, sino que mantiene la línea de comunicación del otro. Usa ciertas frases o gestos para señalar que está “enganchado” en la conversación.


Mira a la persona que le habla como señal de interés en lo que está diciendo. A veces afirma y sonríe, mostrando que disfruta de la conversación. Y controla las ideas distractoras que seguramente le llegan a la mente. 

Teóricamente, se debería concentrar al 100% en lo que le dicen, pero la brecha de comprensión es una realidad. Por eso, presta atención consciente a no desviarse de lo que está escuchando. Si esto es demasiado persistente, siempre pueden pedir un segundo al otro para dar tiempo a escribir la idea antes que se le escape, y luego poder continuar escuchando de modo concentrado.  


Una de las cosas que ocurre con más frecuencia es que al que escucha se le van armando opiniones, ideas, aportes y preguntas mientras escucha. Es frecuente ver al que escucha desesperado por poder tomar la palabra y decir lo que cree. (La verdad es que me ocurre con frecuencia, estoy trabajando en eso).  Cuando eso pasa, esa persona no está escuchando de modo activo. De nuevo, se puede pedir un segundo para anotar una idea, o una pregunta, y luego seguir escuchando. 

Es importante aprender a no interrumpir, a dejar que la otra persona termine de decir lo que tiene que decir.  


Hace preguntas, que es un excelente modo de involucrarse en la conversación. A veces, las preguntas es mejor hacerlas luego, pues pueden interrumpir el curso de pensamiento de la otra persona.


Hay frases que estimulan la conversación, como “Esto es interesante. Dime más al respecto.” Eso hará que, paradójicamente, los demás consideren al escucha como un gran conversador.


Parafrasear lo escuchado es una buena forma de mostrar la comprensión del tema, y también manda un poderoso mensaje de que se está escuchando activamente. Eso se puede hacer, por ejemplo, planteando “Deja ver si entiendo lo que estás planteando.” Entonces decir la versión que se ha formado de lo que le han dicho. Finalmente, preguntar a la persona si es eso lo que está queriendo decir. Hacerlo en una pausa normal de la conversación, no interrumpiendo.


El escucha activo lo hace con todo: palabras, tono, expresiones alineadas. El que habla recibe un mensaje muy claro: está siendo escuchado.


TERMINANDO LA CONVERSACIÓN


Una vez que un gerente adquiere reputación de ser un gran escucha, el personal se apresta a hablar sobre muchas cosas. Algunos se van a exceder. Algunos creerán que su trabajo es hablar al gerente, y no hacer su tarea. El gerente debe tener algunas herramientas a mano para cortar la conversación cuando esto ocurra.


En las entrevistas de trabajo se usan frases como: “Aprecio que haya venido, estaremos en contacto.”, “Pensaré sobre el asunto y le aviso.” Y hay otras formas más sutiles, como poner la mano en el teléfono indicando que hay una llamada que hacer; o mirar el reloj impaciente, mirar discretamente un documento sobre el escritorio, o ponerse de pie.


Estos mensajes a veces son necesarios. Otras veces hay que ser más directo todavía: “Bien, he disfrutado de esta conversación, pero ambos tenemos cosas que hacer, así que debemos parar ahora.” Esto no es algo rudo, sobre todo si la persona ha ignorado todas las otras señales que se le han enviado para que se fuera.


Cuando llegue un empleado que suele ignorar estas señales, es mejor decirle desde el inicio el tiempo que tiene disponible para atenderlo, y si eso no basta, reprogramarán otra cita. Esa estrategia suele funcionar muy bien.


Es importante saber reconocer estas señales de terminación de una conversación. También el gerente las puede recibir. Observar a las personas, cada una tiene su método favorito de terminar una conversación.
 

Y, dado que estamos hablando de comunicación, les presento las estadísticas de este blog hasta el día de hoy. Gracias por leer. 

 

Posted in  on domingo, febrero 28, 2016 by  |