DAG Consultores

DAG Consultores

domingo, mayo 24, 2015

LA RUTINA Y EL FOCO: PRODUCTIVIDAD PERSONAL

LA RUTINA Y EL FOCO: PRODUCTIVIDAD PERSONAL

NECESITA RUTINAS SÓLIDAS

Todos tenemos un área gris entre lo que "tenemos" y lo que "queremos" hacer en nuestras vidas. Si no andamos con cuidado esa área se llenará con correos electrónicos, reuniones, y las prioridades de otros. 
Cualquier logro en el que estemos empeñados va a requerir tiempo, esfuerzo, trabajo y persistencia. En entorno de trabajo y vida que nos rodea bombardea constantemente estos requerimientos. Pensamos que hay que "salir del día" primero para luego concentrar la atención en lo que "nos interesa". Pero ese enfoque está fallido: a final del día estamos exhaustos y, lo más probable es que, lo que "nos interesa" se postergue para el día siguiente. 
Pero mañana será igual a hoy. 

EL TRABAJO CREATIVO PRIMERO, LA CARPINTERÍA DESPUÉS
 
Este es el cambio más dramático que debe hacer en su rutina de trabajo: haga primero la parte creativa. Haga después el trabajo reactivo. Significa que va a apartar una parte importante de su tiempo diario para trabajar sobre sus prioridades, con el celular y el correo electrónico apagados.
Por supuesto, este enfoque va contra las prioridades de otros y las presiones que ejercen sobre ti. Pero es mejor molestar un poco que subordinar tus sueños a vaciar una bandeja de entrada. 
No sacrifique así su potencial. 
Para hacer esto bien
  • Conozca en qué momento del día o la noche tiene su máxima productividad. Nunca ponga una reunión ahí (si puede), y no haga nunca ahí trabajo administrativo.
  •  Use el mismo ambiente creativo (música de fondo, herramientas de trabajo, etc.) para que se asocie mentalmente al proceso. 
  • En lo secundario, demore las cosas: la mayoría de las cosas "urgentes" realmente no lo son y pudieran dejarse para mañana. Lo que es realmente "importante" no debería nunca subordinarse a estas. 
  • Anote sus compromisos (citas, cosas que debe entregar, etc.) de modo que su mente esté tranquila: las cosas no se le olvidarán. 
  • Defina su día de trabajo, incluso si trabaja solo. Dedicar diferentes momentos del día a actividades diferentes: trabajo creativo, reuniones, correspondencia, trabajo administrativo, etc. Eso evita que algunas tareas invadan los espacios reservados para las cosas importantes. 
NO SUBESTIME EL PODER DE LA FRECUENCIA

Tendemos a sobrestimar lo que podemos hacer en corto tiempo y a subestimar lo que podemos hacer a largo plazo siempre que trabajemos de modo lento y consistente. 
Un poco todos los días, si es realmente todos los días, puede hacer una tarea gigantesca. 
La repetición se hace costumbre y es más fácil comenzar la tarea. Se mantiene un nivel de atención sobre el proyecto, y nunca realmente "se abandona". Las ideas se mantienen frescas, la presión se reduce y la creatividad tiene más oportunidad de florecer. 
Muchos artistas, escritores, inventores tienen esa rutina frecuente.  Se obligan a encontrar tiempo a diario para su proyecto. Con el paso de las semanas, los meses, los años se puede ir construyendo algo muy serio. 
Sin embargo, a veces es productivo tomar un enfoque de "campo de entrenamiento" y sacar el proyecto de un tirón. Una vez que se arranca, no parar hasta que se termina. 
En realidad la tarea más agotadora es la que no se ha comenzado aún. 
La estrategia de dominar algo, de crear algo, es tener una práctica, y esto se logra repitiendo para lograr que el trabajo se haga de modo confiable. Para implementar esta estrategia existen diversas tácticas. Es ser capaz de ponerse a trabajar sobre las prioridades aunque no tengas ganas de hacerlo, especialmente cuando no tienes ganas de hacerlo. Ser profesional es eso, no trabajar solamente cuando "el alma está inspirada." Esa dedicación emocional es lo que identifica eso como tu trabajo y no como tu hobby. 

TENEMOS UNA DEMANDA QUE SUPERA NUESTRA CAPACIDAD

Las demandas sobre nosotros superan nuestras capacidades. A diferencia de una computadora, no podemos trabajar de forma continua y a alta velocidad durante mucho tiempo. Estamos diseñados más bien para ciclos de gastar energía y recuperarla. El cerebro tiene ciclos de alta frecuencia eléctrica y de baja. El ritmo del corazón y de la respiración varía según las circunstancias. 
Pero no tenemos esas realidades en cuenta durante nuestros días típicos de trabajo. Quemamos sin piedad la energía disponible durante el día y en algún momento nos quedamos exhaustos. 
Para evitar este drenaje de energía debemos aprender a hacer más en menos tiempo, con mayor calidad, y de forma más sostenible.  
Al parecer dormir es más importante que comer: se puede estar una semana sin comer y sólo se pierde peso, pero con sólo dos días sin dormir estamos completamente disfuncionales. Es más, cambiamos gustosos una hora de sueño por una más de trabajo en la creencia que eso nos hará más productivos. La idea que muchos podemos trabajar casi sin dormir es un mito: menos del 2.5 % de la población (1 de cada 40) se siente totalmente descansado luego de dormir menos de 7-8 h en la noche. 
Se ha descubierto que trabajamos a ritmos de 90 minutos al final de los cuáles se llega al límite de nuestra capacidad de trabajar al más alto nivel. Tratamos de empujar más allá de esos 90 min. tomando café, azúcar, o generando más stress, pero eso genera un precio que hay que pagar. 

UNA RUTINA QUE INCLUYE LA RENOVACIÓN
La idea es alinear la carga de trabajo diaria a los ritmos naturales de su cuerpo. Revisar la rutina de sueño. Tratar de ir a la cama más temprano. De no comer fuerte en la cena. Tomar un descanso de varios minutos a media mañana. Tomar un respiro luego de una reunión difícil. Relajarse mientras maneja de una cita a otra. 
Las exigencias de hoy en día requieren que la persona esté descansada. Aprender a hacer tareas de poca importancia cuando estás cansado. Comenzar el día atacando la tarea más importante. No abandonar las rutinas cuando se está de viaje. 
Hay que hacer un poco de espacio diario, aunque sea corto, para estar solo. Es para escuchar nuestra voz interna, para enfocar y crear realmente. Dedicar a estar solo 20-60 minutos diarios puede hacer maravillas. 
Para lograr esa paz hay que calmar al mono que tenemos dentro, que brinca de una cosa para la otra y no nos deja en paz. Enfocar a la respiración profunda permite calmar la mente. Busque el momento oportuno para estar solo. Una forma sorprendente para lograr esto es meditar, aunque sea una vez al día. En esencia no es más que sentarse tranquilo y enfocar la atención a respirar. Cada vez que la atención se desvíe, gentilmente se vuelve a llevar a que se enfoque en la respiración. 

BUSCANDO FOCO EN UN MUNDO DISTRAÍDO

La información consume nuestra atención. Una riqueza de información crea una pobreza de atención. 
Y cada día el volumen de información crece. Con el celular tenemos información disponible en cantidades donde quiera, y en cualquier momento. 
En medio de esto, la atención se ha convertido en nuestro activo más importante. Algo que realmente debemos proteger de las tentaciones a las que nos vemos sometidos a diario.
Me han llegado en las última 24 horas unos 85 correos, de los cuáles solamente 4 tienen que ver directamente con mis responsabilidades primarias como consultor.  Esta disparidad es aterradora. Se nos pide que apliquemos nuestro potencial creador para resolver problemas (lo que requiere un foco continuo y concentrado) y , al mismo tiempo, debemos de estar disponibles para llamadas, correos, reuniones y consultas (cosas que llevan una disipación continua de la atención). Para salir adelante tenemos que resistir y abrazar simultáneamente las distracciones. 
Se piden cosas para "ahora mismo" sin tener en cuenta el costo para la organización que este pedido puede representar. La gente se saca constantemente de su trabajo con diferentes tipos de interrupciones. Hay quien propone que el correo electrónico y otros elementos de la tecnología de la información han hecho más daño que bien. En particular, los correos electrónicos en grupo pueden estar costando miles de horas de trabajo productivo a las organizaciones. 

USE BLOQUES DIARIOS PARA ENFOCAR 
Es reservar por adelantado tiempo para trabajar en algo. Reservar bloques fuertes de tiempo durante la semana para trabajar en las prioridades. Hacer esto con el mismo rigor que si se tratara de una reunión programada. Si alguien trata de poner algo ahí para usted, hay que decir lo mismo: "No puedo porque a esa hora estoy ocupado."
La gente se tiene que acostumbrar a no requerir de usted en esos bloques de tiempo. 
Pero eso es sólo parte de la batalla. La otra parte es resistir la tentación: no correo, no celular, no internet. Suena fácil en teoría pero es sorprendentemente difícil de lograr en la práctica, sobre todo si has estado sometido por años a las distracciones. Algunas recomendaciones pueden ayudar: 
  • Comenzar por bloques pequeños e ir aumentando su duración
  • Atacar en el bloque una tarea claramente definida
  • Considerar irse a otra parte para trabajar en el bloque.
Este método no resuelve el problema de fondo, que es el bombardeo de información al que estamos sometidos, pero ayuda a crear trabajo importante de modo sistemático aún cuando el entorno esté diseñado para que eso no se pueda lograr. 
No basta estar ocupado. Importa saber ¿ocupado en qué?

ELIMINAR LAS TAREAS MÚLTIPLES DEL REPERTORIO
Hay un mito con las tareas múltiples. Pero los estudios demuestran una y otra vez que los humanos solamente podemos hacer tareas realmente múltiples cuando se trata de comportamiento altamente automatizados, como caminar. Para actividades que requieren atención consciente, no hay tareas múltiples, lo que hay es intercambio de tareas: llevar la mente de un lado a otro entre diferentes demandas. Puede sentirse cómo que somos altamente eficientes haciendo dos o más cosas a la vez, pero no es así. Hacemos una cosa, saltamos a la otra, luego regresamos. Esto hace perder mucha precisión en comparación con enfocar a una sola tarea y terminarla, antes de comenzar la otra.
Por ejemplo, leer y contestar mensajes de texto hace que la lectura consuma 25% más del tiempo en comparación con leer nada más (y eso sin contar el tiempo dedicado a los mensajes de texto). Cualquiera que sea el arreglo (por ejemplo, ver TV y tratar de hacer algo en la PC), el resultado es el mismo: sufre la calidad y el rendimiento y todas las actividades demoran más que si se hubiera hecho una sola con foco total en la misma. 

DISTRACCIONES DE FONDO
Pero no solo nos dañan las tareas múltiples. Nos hace daño sumergirnos en el trabajo dejando abiertas las notificaciones de correo electrónico entrante y llamadas de celular o mensajes de texto. Una vez que alguna de esas aplicaciones opera, nos saca de lo que estamos haciendo. 
Y no sólo perdemos tiempo atendiendo al requerimiento de la llamada o del mensaje. Nos cuesta "volver a conectar" en lo que estábamos haciendo. Eso consume energía. 
Una demostración dramática se dio en las oficina de Microsoft, donde se comprobaron durante un período de dos semanas los patrones de trabajo de 27 empleados. No solo responder mensajes desvió a los empleados por un promedio de 10 minutos diarios, sino que eso llevaba a iniciar un ciclo por una serie de aplicaciones de otros 10-15 minutos adicionales antes de finalmente volver al trabajo principal. A veces, el desvío duraba por horas. 
Una simple contesta a teléfono o a un mensaje nos desvía de la tarea principal mucho más de lo que creemos. Aunque tengas una fuerza de voluntad inmensa, el mero hecho de tener Internet abierta en la PC afecta tu rendimiento. Resistir tentaciones consume energía y te agota. En un experimento se dio a dos grupos de participantes la tarea de hacer una tarea en la computadora. Ambos grupos tenían acceso a un divertido video. Pero uno de los grupos tenía un botón para detener el vídeo, mientras que el otro no lo tenía. Al terminar el experimento, el grupo que tenía la posibilidad de resistir la tentación se agotó más y cometió más errores que el otro grupo. 

EL EFECTO DE RESACA
Nuestro cerebro tiene su propia agenda, independientemente de que creamos que estamos en control. Digamos que estás trabajando en un proyecto creativo en la mañana y, por alguna razón, lo interrumpes sin terminar para continuar por la tarde en otra cosa también creativa. Parece un simple cambio de tarea, pero no es así. La tarea inconclusa de la mañana "queda colgada" en tu cerebro afectando negativamente el rendimiento en la tarea de por la tarde. A esto los psicólogos le llaman "atención residual."
Eso no ocurre si la primera tarea es terminada. No resulta fácil para el cerebro dejar ir cosas sin terminar. Sigue consumiendo recursos mentales aunque creamos que estamos enfocados en otra cosa. Y lo que es peor, tratar de ignorar esto hace que consumamos todavía más energía. 
Si no queda más remedio, es mejor encontrar un buen punto para parar el trabajo en un proyecto - un punto que libere a la mente de temas inconclusos- antes de moverse a otra cosa. Así será más fácil cerrar todas las puertas mentales y aplicar todas las energías al siguiente desafío. 
Naturalmente, hay momentos en el proceso creativo que vale la pena cambiar y ponerse a hacer otra cosa. Cuando se está resolviendo un problema o generando ideas nuevas, se ha demostrado que sacar la mente de la tarea puede ayudar a que la mente vincule conceptos que están separados y que la solución o la idea creativa "aparezca" cuando estás pensando en otra cosa. 
Pero esto es una excepción a la regla general de que las tareas múltiples consumen energía y afectan el rendimiento. Una vez que has identificado lo que hay que hacer, es hora de ponerse a hacerlo. Para eso, se necesita que la mente esté enfocada en una sola cosa.