LA GESTIÓN Y LA TEORÍA DE SISTEMAS
¿QUÉ ES LA GESTIÓN?
Desde la perspectiva de la Teoría de
Sistemas, la gestión es el proceso por el cual una organización genera una representación
global de sus propios procesos. En otras palabras, la gestión de una organización depende de la forma en que se modela dicha organización.
Al modelar la organización (o sea, el sistema), la gestión puede realizar actividades de información como: monitoreo, evaluación, predicción y control.
La función de la gestión está definida por los fines a los que estas actividades se dirigen. Además, la función de gestión depende de la interacción entre el sistema de gestión y su entorno: el sistema de gestión tiende a adaptarse para sobrevivir y crecer en cualquier contexto específico, por lo que puede tener funciones de gestión muy diferentes en diferentes entornos.
LA GESTIÓN COMO UN SISTEMA
Los sistemas participan en el
procesamiento de la información, hacen modelos del medio ambiente, y
pueden adaptarse a los cambios del entorno. En cualquier caso, el "medio ambiente" es todo lo
que es externo al sistema bajo estudio. Para un sistema de gestión,
todo lo que no sea el sistema es "medio ambiente", y la
organización que está siendo gestionada constituye su entorno más inmediato. Un sistema tiene componentes que interactúan entre sí y con el entorno formando sub-sistemas que ejecutan procesos.
La Teoría de Sistemas se
basa dividir el mundo natural en dos partes: el medio ambiente y los
sistemas. Los sistemas participan en el
procesamiento de la información, hacen modelos del medio ambiente, y
pueden adaptarse a los cambios del entorno. En cualquier caso, el "medio ambiente" es todo lo
que es externo al sistema bajo estudio. Para un sistema de gestión,
todo lo que no sea el sistema es "medio ambiente", y la
organización que está siendo gestionada constituye su entorno más inmediato. Un sistema tiene componentes que interactúan entre sí y con el entorno formando sub-sistemas que ejecutan procesos.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA COMPLEJIDAD
Los sistemas tratan de lidiar con la complejidad
ambiental haciendo 'modelos' simplificados del medio ambiente. Mientras más complejo es un sistema,
más complejo puede ser su modelo del medio ambiente; y mayor el potencial del
sistema para adaptarse.
Del mismo modo, cuanto más complejo es un
sistema de gestión, es más completo el modelo que puede hacer de la organización que gestiona, y
tiene mayor potencial para adaptarse. Esta capacidad de adaptación es una ventaja de la complejidad.
La complejidad de un sistema de gestión, si bien tiene ventajas, siempre tiene una desventaja: el
aumento de los costos de transacción ''internos” (en consumo de recursos y
tiempo para los procesos internos dentro del sistema). Estos costos aumentan en la medida
que aumenta la complejidad.
La Gestión se va haciendo más compleja porque lar organizaciones y el entorno en que las mismas operan son cada vez más complejos. Hay más especialización, más requerimientos de coordinación interna, y más organizaciones con las que hay que coordinar. A eso se suma el rápido ritmo de cambio social, económico, tecnológico, y ambiental que obliga a actualizar constantemente los modelos que usa el sistema de gestión.
Las funciones de la gestión son la coordinación organizativa y ambiental.
LOS SISTEMAS TIENEN INFORMACIÓN LIMITADA DEL ENTORNO
Los sistemas se componen de procesos, por donde fluyen señales, que portan datos, que al ser interpretados se convierten en información.
Esto implica que la información que existen dentro del sistema es altamente selectiva, y no puede recopilar todos los datos del entorno (que es infinitamente complejo). Por eso, el nivel de comprensión que tiene un sistema de su entorno es limitado y siempre se basa en modelos muy simplificados. Todo lo que no se procesa selectivamente como una "señal" se considera "ruido". A veces en el ruido se oculta información esencial, que no ha sido reconocida por el sistema como una señal.
Y aquellas partes del entorno que el sistema no modela, son desconocidas para el sistema. Un sistema de gestión sólo puede "saber" la información que se ha
muestreado, codificado y procesado.
CONOCIMIENTO Y SISTEMAS
Los aspectos del entorno que no conoce el sistema (porque no forman parte del modelo del entorno que tiene el sistema de gestión) se interpretan como una posible explicación
de las deficiencias en el funcionamiento de los sistemas.
Los sistemas de
gestión, sólo pueden saber sobre su desempeño de manera indirecta: comparando lo que predice con lo que ocurre realmente. Si los
resultados coinciden con las predicciones (dentro de un margen de tolerancia
aceptado) entonces el sistema de gestión "funciona" y el modelo se
supone que es "verdadero". Pero no es así, hay que suponer que el modelo que usa el sistema de gestión es de alguna manera deficiente.
Un sistema de gestión, si bien es capaz de detectar la existencia de un
problema; no proporciona información
sobre la razón de ése problema. Para comprender el problema hay que poner en marcha un nuevo sistema de hacer observaciones
desde fuera del sistema de gestión vigente - creando un sistema de "gestión de la gestión" (auditorías, por ejemplo). La “gestión de
sistema de gestión” generalmente conlleva a modelar no sólo el sistema de gestión, sino
también el sistema de la organización y el ambiente externo.
LA GESTIÓN COMO UN SISTEMA
Todo sistema tiene la función de procesar la información ambiental con el fin de predecir,
responder, y manipular el entorno. Sin embargo, algunos sistemas también se
modelan a sí mismos. Por eso, se puede definir la gestión como una forma de representar a una organización, y decir que los
sistemas de gestión modelan los sistema de la organización.
Se supone que el sistema de gestión modela todos
los aspectos necesarios de la actividad de la organización. No importa
si los que están fuera del sistema están o no de acuerdo en que, efectivamente,
se están modelando todos los aspectos necesarios - el punto es que el sistema
de gestión funciona sobre esta base.
No se puede inferir cuál es el sistema de gestión de una organización analizando su organigrama, ni estudiando sus declaraciones de misión y visión. Es que el sistema de gestión es específico para cada organización.
¿CUÁL ES LA FUNCIÓN DE LA GESTIÓN?
Según la Teoría de Sistemas, la gestión tiene una sola función primaria: sobrevivir, y tiene también una serie de funciones secundarias y opcionales.
(Similar a la 'homeostasis' en la fisiología: cualquiera que sea la función
secundaria de una célula nerviosa, su función principal es seguir con vida).
Por lo tanto, aparte de cualquier otra cosa que haga,
la gestión debe mantener sus propias actividades. Además, tiene la tarea de mejorar la eficacia y/o la eficiencia de las
organizaciones en lo que sea que ellas
hagan. Las funciones específicas que tiene un sistema de gestión dependen, por tanto, de cada organización en concreto.
LA FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN ES RELATIVA
Se puede comparar la funcionalidad de los sistemas de gestión. Podemos decir , (comparando indicadores como la cantidad de gerentes por cada auto producido) que en la década de los 80 Japón tenía una gestión económicamente más
eficiente en la fabricación de automóviles que los Estados Unidos.
Pero no se puede saber si la gestión japonesa fue óptimamente eficiente, ni
qué tan lejos estaba de ser una eficiencia ideal (ni siquiera si la
administración japonesa es más eficiente hoy o lo será mañana).
LA ESPECIALIZACIÓN EN LA GESTIÓN
En el sistema de gestión hay especialización: algunas personas se dedican a tratar aspectos del medio ambiente (los trabajadores de producción),
mientras que otros se dedican a tareas relacionadas con la coordinación de las personas que tratan con el
medio ambiente (los administradores). Esto trae como beneficio que aumenta la eficiencia y la innovación. Pero tiene el costo de agregar complejidad, requiriendo sistemas de gestión más complejos.
EL PODER DE LA ESPECIALIZACIÓN
En las sociedades modernas cada vez es mayor la diferencia entre las capacidades del sistema de gestión y las de cualquier individuo, o incluso la suma de los individuos. Los sistemas modernos de gestión
coordinan numerosos
expertos especializados (en derecho, economía, contabilidad, estadísticas,
etc.) que dividen e integran los flujos de información en
subsistemas, (finanzas, personal, ventas, compra, etc.)
Ningún individuo puede - ni siquiera en principio - dominar todo el espectro de
procesamiento de la información.
CONCLUSIÓN
A un sistema lo define la diferencia en cantidad
entre las comunicaciones dentro del sistema, y las comunicaciones entre el sistema
y el ambiente externo. Cuanto mayor es esta
diferencia, más
complejo es el sistema y mejor modela el entorno.
