ASIT Y OUTLOOK

Un amigo me sugirió que impartiera un curso de OUTLOOK 2003 a directivos, pues la mayoría solo lo usa para enviar y recibir correos, y aun así tienen muchos problemas.

En realidad, OUTLOOK es una formidable herramienta de gestión. Sin embargo, dominarla bien lleva recorrer determinado camino pues es un programa que tiene muchas variantes y cosas ocultas.

Pero, ¿qué relación tiene ASIT con OUTLOOK?

De hecho, todas las herramientas de ASIT se pueden aplicar para usar creativamente OUTLOOK. Un breve paseo nos sugiere lo siguiente:

Condición de Mundo Cerrado: Use OUTLOOK como su estación principal de trabajo, desde donde controla toda su actividad. Aprenda a configurar la barra de herramientas para que aparezcan botones personalizados que abren la carpeta que usted utiliza más (por ejemplo, mis documentos), y abra de un solo clic los programas que necesita (como, Microsoft Excel o cualquier otro).

Condición de Cambio Cualitativo: Antes de aplicar ASIT la situación es la siguiente: mientras más trabajo tiene menos puede usar OUTLOOK con efectividad. Luego de aplicar ASIT el cambio cualitativo será: Mientras más trabajo tiene, más necesita usar OUTLOOK.  

Y, aunque hay muchas ideas, sirvan de ejemplo las siguientes relacionadas con las herramientas:

Unificación: OUTLOOK hará la tarea de gestor de sus proyectos. ¿Cómo? Cree para cada proyecto que tiene entre manos un contacto con el nombre del proyecto, y asocie a ese contacto todas las citas, notas, correos, y tareas asociadas al proyecto, incluyendo sus fechas de vencimiento, avisos y marcas de seguimiento.

Multiplicación: Un objeto del mismo tipo que OUTLOOK realizará las funciones de administrador personal. Eso lo puede lograr fácilmente tanto si trabaja "high-tech", sincronizando su Palm diariamente, como si prefiere usar papel, imprimiendo calendarios y listas de tareas en vistas personificadas. Es bien interesante personalizar una vista de Outlook y que salga exactamente la información que uno necesita, como por ejemplo, que las tareas que se vencen hoy salgan con letras rojas y las que se cumplen en esta semana con letra azul.

División: OUTLOOK se dividirá y reorganizará en varias partes. Haga la prueba y abra a la vez la bandeja de entrada, las tareas, los contactos, y las notas. Haga una prueba, resalte una frase en el asunto o dentro del texto de un correo electrónico y arrástrela hasta la carpeta de tareas. ¿Qué ocurre? Mejor lo averigua por sí mismo.

Quitar: Se quitará una parte esencial de OUTLOOK. Bueno, los correo electrónicos son una parte esencial y pensamos como quitarlos, al menos de la bandeja de entrada. Eso es muy fácil y necesario. Aprenda a crear reglas y verá como los correos solitos van hacia donde usted les ordene. Acostúmbrese a trabajar con la bandeja de entrada vacía. Si tiene un contacto llamdo Luis, por decir algo, cree una carpeta llamada LUIS en la bandeja de entrada y canalice hacia allá todos los correos que provengan de ese contacto. Las variantes aquí son innumerable.

Ruptura de la simetría. Se romperá la simetría de grupo, en el tiempo o en el espacio. Veamos la simetría de grupo. Los correos que entran a la bandeja de entrada forman un grupo. ¿Cuál es un atributo interesante de estos correos?  El contenido del correo (hay otros muchos e importantes, pero esto es solo un ejemplo). Entonces la ruptura de la simetría de grupo se expresa como: Se tomarán acciones distintas según el contenido del correo. Y esas acciones serán: descartar, archivar, responder inmediatamente, crear una acción, crear una cita, escribir un recordatorio, reenviar a otra persona, llamar a alguien, revisar en otro momento, etc. Solo falta usar las Categorías de Outlook para asignar a cada correo una de ellas y luego se podrán ver los correos según el tipo de acción a tomar.

Un comentario final: así como se aplicó a OUTLOOK se puede hacer prácticamente con cualquier cosa o actividad. Esa es la generalidad de ASIT, su gran fuerza.