EL FLUJO DE TRABAJO PARA SER EFECTIVO

TU MENTE ES PARA TENER IDEAS, NO PARA ALMACENARLAS

Una ventaja de los consultores es que estamos en contacto con varios tipos de empresa a la vez, que tienen métodos y estilos diferentes, con jefes de diferente carácter y hábitos de trabajo. En general, todos son personas muy exitosas.
Pero, casi en la totalidad de los caso (puedo asegurar), a mis queridos directivos les falla no tener un sistema apropiado de "seguimiento de asuntos".

Algunos no toman nota de nada, nunca. Suelen dar instrucciones que luego no se cumplen y no se chequean hasta que alguien se acuerda del asunto, a veces cuando ya no hay tiempo para resolverlo.
Otros todo lo llevan a nivel del celular, que es algo móvil, pero muy incómodo.
Otros más, hacen una "lista de tareas pendientes", muchas veces en papel, y con ella van guiándose. Toman notas en una agenda, pero luego les resulta muy difícil averiguar qué pasó en cuál reunión, en qué se quedó, quién tenía que hacer qué, y si lo hizo o no.
No se suele tener claro qué poner en el calendario, qué en la lista de tareas pendientes, cómo saber qué delegaciones se han hecho a otros , etc.

El lector podrá conocer de otros casos. Puede preguntarse a sí mismo, o preguntar a su equipo, cómo:

prepara su mes, su semana, su día, su siguiente reunión.
se ejecuta la reunión o la actividad
toma notas de lo que se ha tratado en cada reunión. Y en qué tipo de dispositivo o agenda
se precisan los acuerdos de la reunión, y quién tiene que hacer qué, y para cuándo.
se le da seguimiento a todo eso.
las notas se convierten en tareas.
se sabe si las tareas se están cumpliendo o no. (Monitoreo)
se guarda la documentación de respaldo asociada a cada reunión.
se encuentra fácil lo que se discutió en cada reunión.
se lleva el calendario de cada cuál.
se comunican los cambios e imprevistos
se gestiona para mantener vacía la bandeja de entrada del correo electrónico.
se toma nota cuando se recibe o se inicia una llamada telefónica, o hay una interrupción
Cómo se procede cuándo se recibe un documento.
Etc.

Muchas de estas cosas, los directivos las hacen EN LA CABEZA, lo que les produce un gran agotamiento y estar pensando en demasiadas cosas a la vez. Está demostrado que realizar tareas múltiples que implican atención bajan el rendimiento y cansan más a las personas. Por supuesto, no tiene nada malo caminar y escuchar música a la vez. Pero sí es un desgaste tratar de hacer el reporte de ventas mientras se mira la tele.
Y, para colmo, todo este problema INDIVIDUAL se hace exponencialmente complicado con el número de personas que trabaja con usted. ¿Cómo hacer que todos estemos leyendo la misma página? ¿Cómo disciplinarlos a que usen los mismos instrumentos y que los usen de manera oportuna, cotidiana, y correcta?
Con el paso del tiempo se van encontrando las mejores formas de trabajar. Pero si no las compartimos, se pierde el alineamiento que se necesita, al menos al nivel de hacer que las cosas ocurran.
Si bien no hay que poner al equipo una "camisa de fuerza", vale la pena convencerlos de la ventaja de trabajar de manera estandarizada y óptima, usando métodos que permitan ingresar y recuperar fácil la información, que funcionen en varias plataformas, que se puedan usar en línea, que tengan versiones móviles, y que sean amistosos con el usuario.
Lamentablemente, no existe un sistema que a todos les complazca, porque cada persona o empresa tiene sus características y hábitos de trabajo.A mí me ha funcionado mejor una mezcla un poco ecléctica de aplicaciones. Pero funciona.
De todas formas, en DAG Consultores hemos trabajado bastante para hacer que nuestro equipo, que no es muy grande, pueda trabajar siguiendo una lógica única, donde se pueda compartir la informaciòn entre nosotros.
Todo lo que planeemos, discutamos, acordemos, orientemos, etc, no conducirá a nada hasta que alguien haga algo. Y si lo hace bien, mucho mejor.
Les presento es flujo de trabajo de DAG Consultores. El diagrama se explica por sí sólo, pero le añadiré a continuación algunos comentarios

Para aclarar un poco, se trata de un ciclo de 7 pasos que se repite una y otra vez. Y que funciona para todo lo que uno hace, y también para lo que hace en cada una de las empresas que atiende.
Veamos las fases del flujo:
1. Planear (a diferentes niveles: la semana, el día, la siguiente reunión).
2. Asegurar la acción (llamando, enviando un correo, o colocando una cita el calendario).
3. Prepararse para la actividad revisando todo lo relacionado con ése cliente. Llegar preparado.
4. Ordenar los elementos de soporte (ver más adelante)
5. Llegar a tiempo y preparado a la reunión.
6. Realizar la actividad y tomar notas apropiadas
7. Procesar la información y decidir si: hacer, delegar, archivar, etc.)
Y se regresa al punto inicial para planear lo que sigue y dejar registrado lo actuado.

Las herramientas claves son
1. Todos los correos se gestionan del mismo cliente de correos (en DAG es Gmail).
2. Todas las citas se ponen en el mismo calendario, que se puede compartir (DAG= Gmail).
3. Todas las notas se toman en el mismo gestor de notas (DAG= Evernote).
4. Todas las tareas, acuerdos, y agendas en el mismo gestor de tareas. (DAG= TRELLO)
5. Todos los respaldos, actas, documentos de apoyo, reportes en la nube (DAG= DROPBOX).

De modo individual, cada consultor puede llevar sus herramientas, pero se tienen que articular sin problemas con las anteriores.
Por ejemplo, en mi caso,
- En lugar el calendario de Gmail, uso una maravilla que se llama Sunrise Calendar. Integración total con Gmail, de modo que la regla de usar el calendario de Gmail no se viola.
- Además de Trello, para gestionar mis tareas de un modo más específico, uso TODOIST, que viene resultando el mejor administrador de tareas individuales que he encontrado. A TODOIST se ponen vínculos con Gmail, Trello, Evernote, etc. Es mi planificador personal, aunque a nivel de grupo (por sus enorme sencillez y capacidad de compartir, usamos Trello (www.trello.com).
- Para presentar ideas se usan varios programas (Xmind, Bizagi, FreeMind, S Notes, todos los de ofimática por supuesto, Prezi, OneDrive, Chrome, y otros), tanto en la PC como en los celulares. Pero todas esas herramientas se guardan en Dropbox, en la carpeta de cada cliente.
- Finalmente, usamos más el chat que los correos electrónicos, con las ventajas enorme que esto tiene. Las aplicaciones que tienen esa opción (Trello, Messenger, Whatsapp, Skype, Viber, Gmail, Zoho, y otras), son todas de uso en DAG. Pero preferimos usar el Chat de Evernote, que es una novedad.

No quiero que piense que el equipo de DAG ha logrado alinearse totalmente a esto, pero poco a poco lo hemos ido logrando. Nos resulta más difícil con algunos clientes. No les basta ver algo así, tomado de Trello, para convencerse que tienen una herramienta en la mano que les ahorra muchísimo tiempo. Pero, hay personas que ya no van a cambiar...

Anímese, y piense que cómo dijo David Allen:
"Tu mente es para tener ideas, no para almacenarlas.”

DAVID ALLEN (El creador del método GETTING THINGS DONE) tiene citas notables en este tema:

Si no prestas atención apropiada a lo que tiene tu atenciòn, tomará más atención que la que merece.
Puedes hacer cualquier cosa, pero no todas las cosas.
Mucho del stress que las personas sienten no proviene de que tengan mucho que hacer. Proviene de no terminar lo que han comenzado.
En realidad no haces un proyecto; sólo puedes hacer acciones relacionadas con el proyecto.
Cuando más necesitamos hacer algo es, con frecuencia, cuando menos ganas tenemos de hacerlo.
El gran secreto de las metas y las visiones no está en el futuro que describen, sino en el cambio que engendran en el presente.
Usa tu mente para pensar acerca de las cosas, en lugar de pensar en ellas. Agrega valor a tus proyectos y clientes. No te limites a pensar que existen.
Si estás en un hoyo, lo primero que tienes que hacer es dejar de cavar.
A veces me siento como un mosquito en un campo nudista: se lo que quiero hacer, pero no sé por dónde comenzar.
Casi cualquier proyecto se podría hacer mejor, y hay disponible una cantidad casi infinita de información sobre como hacerlo.
Mientras más mejoras, mejoras mejor.
No es muy difícil hacer algo. Lo que es difícil es elegir lo que hay que hacer.
Comenzar es la mitad de toda acción.
El gran problema es que tu mente se mantiene recordándote cosas cuando no puedes hacer nada al respecto.
Algo extraordinario y automático ocurre en tu mente cuando creas una visión precisa de lo que quieres y te enfoca a ella.
¿Cuánto de lo que haces tiene que ver con el trabajo por el que te contrataron?
Algo extraño pasa en nuestra cabeza que no parece diferenciar entre el acuerdo de limpiar el garaje y el acuerdo de comprar una compañía.
Muy pocos piensan de manera concentrada en lo que tienen que hacer. Pero hacer esto, en verdad, es uno de los métodos más efectivos disponibles para hacer realidad los deseos.
El fanatismo es cuando redoblas tus esfuerzos en hacer algo cuyo objetivo has olvidado.
Si no estás seguro por qué estás haciendo algo, nunca harás suficiente.

BONO: OTRAS CITAS ORIGINALES
“He who every morning plans the transactions of that day and follows that plan carries a thread that will guide him through the labyrinth of the most busy life.” Victor Hugo
“Let our advance worrying become advance thinking and planning. —Winston Churchill”
"Think like a man of action. Act like a man of thought." Henry Bergson

EL FLUJO DE TRABAJO PARA SER EFECTIVO