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CÓMO ORGANIZAR UNA JUNTA DIRECTIVA DE FORMA SENCILLA

Cómo Organizar una Junta Directiva de Forma Sencilla
Escrito por:
Mirna Sánchez
Consultora en DAG Consultores


Las juntas directivas en la mayor parte de las empresas familiares no funcionan como tal, cuentan con la estructura y organización legal, sin embargo, en la practica su función principal de ser el órgano de gobierno de la empresa no se realizan o se realizan de forma informal e ineficiente. En muchas empresas la Junta Directiva se resumen al Gerente General, el cual por ser el dueño toma todas las decisiones concernientes a la empresa. Todo esto funciona de forma relativaente normal hasta que suceden una serie de cosas, entre las que podría estar, el crecimiento de los hijos e inclusión a la empresa, el fallecimiento del fundador o la venta de parte de la empresa a un socio, o simplemente podría tratarse de un esfuerzo por organizar la cabeza de la empresa.

En cualquiera de los casos, es natural y muy común no saber como organizar una junta operativamente, y aquí mostramos los pasos para lograrlo:

1. Conozca el rol de cada uno de los miembros
 

Es común que los miembros de la familia asuman roles en la junta directiva del negocio familiar como un requisito más a llenar y figuran como secretarios, tesoreros, fiscales y otros, sin conocer que significan cada uno de los roles y su importancia. Una de las primeras tareas de una junta directiva que decida estrenarse como tal, deberá ser conocer su rol, entendiendo que obligaciones, deberes y derechos tiene, ya que cada rol juega un papel importante y el cada miembro deberá comprometerse con el mismo.

2. Asegurar que cada miembro conozca los Estatutos.



Una tarea de vital importancia para los miembros es conocer a fondo su "libro de reglas", es decir los Estatutos, aquí aparecen los lineamientos con los cuales la Junta Directiva deberá trabajar, y aunque existen funciones generales, cada empresa tiene estatutos particulares que se tendrán que respetar.

3. Obtener el compromiso que ser un miembro de una junta activa requiere.



Ser un miembro activo de una Junta Directiva es un trabajo más, de gran importancia que no se debe tomar a la ligera y requiere esfuerzo y compromiso. Los participantes deberán estar claros de rol asumido y sus implicaciones, así como sus tareas, las reuniones y tipo de decisiones que tomarán.

4. Establecer las reglas claras.

 
Una parte critica de toda junta directiva familiar es el proceso de mutación de "solo familia" a "familia y negocio", ya que se debe de estar claro que es muy difícil separar las relaciones familiares de las de negocios familiares, por lo que debe existir un acuerdo de normas o reglas de conductas, así como expectativas claras para poder llevar este delicado balance, de tal forma que la familia no afecte al negocio ni el negocio a la familia.

5. Seguir el siguiente proceso sencillo para organizar las reuniones de la junta.



Este proceso debe de acompañarse mas detalles de plazos de tiempos, además de los establecidos en los estatutos, como el plazo de tiempo para convocar una sesión, espera de confirmación, envío de agenda, agregar puntos a la agenda, envío de documentos a revisar previos a la sesión, entre otros.
6. Asegurar la constancia en el propósito y en el tiempo.


Es tarea tanto del Presidente y del Secretario asegurar la constancia en la estructura de las sesiones de Junta Directiva, así como garantizar la constancia de las sesiones durante el tiempo.


De esta forma, los socios y miembros de la junta directiva conocen y participan activamente como órgano de gobierno de la empresa, son capaces de involucrarse de manera sana con el manejo de la empresa sin crear conflictos o guerras de poder, asegurando el crecimiento sostenido de la empresa, control sobre los recursos principales y beneficios personales para los mismos.

No ejercer este rol desde los inicios de una empresa, puede traer consecuencias graves para el futuro de la empresa, ya que los conflictos entre la familia afectan de manera totalmente directa al negocio que manejan; lo cual podría llevarlos a un deterioramiento de los recursos de la empresa, malas decisiones, la venta forzosa del negocio o la quiebra en el peor de los casos.

Nota: Se podrá necesitar apoyo de un asesor para comprender y poner en practica de forma efectiva estos pasos.





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