APRENDIENDO A PLANTEAR EL PROBLEMA La declaración inicial de un problema es un paso muy importante, al que no se le suele prestar atenció...

APRENDIENDO A PLANTEAR EL PROBLEMA

APRENDIENDO A PLANTEAR EL PROBLEMA
La declaración inicial de un problema es un paso muy importante, al que no se le suele prestar atención. A veces en la misma se refleja una solución preconcebida que limita el alcance de la solución. En un trabajo reciente en un servicio de distribución el problema que se planteó fue: "necesidad de otro camión para asegurar las entregas." Esa declaración presupone la solución. Una mejor formulación sería "Aumentar la eficiencia del proceso de entregas," que no presupone nada. Una vez que se da una propuesta de solución, la mente no puede evitar tener en cuenta la misma al valorar las opciones (efecto de "primicia"), y se hace más difícil tener ideas de otro tipo. 
Entonces, la formulación del problema puede limitar el rango de opciones. La pregunta que te haces determina las respuestas que recibes. Una buena forma de plantear un problema es comenzar con una frase tipo "¿De qué maneras se podría..."
Antes de lanzarse a resolver cualquier problema, es bueno reformular el mismo desde varias perspectivas: pasado/presente/futuro; subsistema/sistema/supersistema; llevado al extremos (máximo/mínimo), de manera ideal (si pudiera tener lo que quiero con una varita mágica, ¿cómo sería la solución?), el asunto específico/global, etc. 
Otra técnica muy útil es preguntar varias veces ¿por qué?, hasta llegar al problema raíz a resolver. Otra forma es hacer partir de los varios síntomas que se están manifestando e ir construyendo un árbol de causas probables de los mismos, que a su vez son causadas por efectos más de fondo. Estos efectos 
La famosa "espina de pescado" de ISHIKAWA es útil para describir un problema en término de sus partes componentes. 
Cuando se usan palabras en la formulación de un problema es una buena práctica saber qué significan. A veces suponemos que todos entienden las palabras que usamos, y otra veces usamos palabras que son definidas por otras que no entendemos. Por ejemplo, si decimos que algo se movió porque se le transfirió energía, es de esperar que sabemos qué es "algo", qué significa "se movió", y entendemos que es "transferencia de energía", así como "energía." Si esto no se hace así, aunque sea a un nivel de comprensión operativa, hay problemas de comunicación o, peor, no sabemos qué realmente se está tratando de resolver. 
La psicología de esto es interesante. Las palabras utilizadas influyen en el resultado. En Toyota se preguntó a los trabajadores por ideas para ser más productivos. Se recibieron unas pocas sugerencias. Pero cuando se les preguntó "¿Cómo podría hacer su trabajo más fácil?", se recibieron montones de ideas interesantes. 
Por eso, al plantear un problema es conveniente revisar con cuidado las palabras utilizadas, de modo que no generen fijaciones ni sesgos. Supongamos que deseo aumentar la ventas. ¿Cómo planteo este problema? 
  • ¿De qué formas podríamos incrementar las ventas?
  • ¿De qué formas podríamos atraer las ventas?
  • ¿De qué formas podríamos desarrollar las ventas?
  • ¿De qué formas podríamos extender las ventas?
  • La misma pregunta con: mantener, restaurar, inspirar, fomentar, crecer, copiar, complementar, adquirir, variar, enfocar, motivar, preparar, renovar, fortalecer, organizar, etc. 

 Al jugar con los verbos y con los nombres se abren perspectivas en las que no se piensa en primera instancia. A veces los cambios de palabras generan ideas: 
  • De ¿cómo vender más fertilizantes? a ¿cómo fertilizar las ventas? 
  • De ¿cómo mejorar la relación con el cliente? a ¿cómo hacer que los clientes se relacionen?
  • De ¿cómo motivar a los empleados? a ¿cómo emplear a personas motivadas?
  • De ¿cómo puedo lograr una promoción? a ¿cómo me puedo promover?
  • De ¿cómo vender a los clientes? a ¿cómo hacer que los clientes me vendan?
Pensar positivamente facilita la velocidad de pensamiento. Es que instintivamente tendemos a aceptar las afirmaciones que escuchamos, y si no son ciertas, debemos dar un paso atrás, revisar nuestras creencias y responder más lentamente. Lleva aproximadamente medio segundo o más verificar cosas negativas que aceptar cosas positivas. Estamos programados para pensar más fácilmente acerca de lo que es que de lo que no es. 
Ejemplo: 
  • ¿Debemos permitir homosexuales en el ejército? 
  • ¿Debemos no permitir homosexuales en el ejército? 

¿Sintió su mente más lenta para interpretar la segunda declaración? Las preguntas en negativo nos llevan a pensar más lento. Suponga que dejó su reloj olvidado en algún lugar en su casa. Si lo busca con suficiente cuidado, seguramente lo encontrará. Es diferente si te preguntas "¿Dejé mi reloj en la casa o en otro lugar?" Pensar que está en la casa acelera el proceso de pensamiento y su enfoque. Las declaraciones positivas, activas aceleran el pensamiento y lo enfocan. Por eso, trate de formular su problema como una declaración positiva de acción. 
Esto lo puede hacer en cuatro partes:
1. LA ACCIÓN: Lo que quiero hacer o que se haga.
2. EL OBJETO: Una cosa o persona que queremos cambiar.
3. EL CALIFICADOR: El tipo de acción o cambio que queremos.
4. EL RESULTADO FINAL: Lo que se espera lograr.

EJEMPLO:  Encontrar formas en que puedo motivar (ACCIÓN) a mi equipo de ventas (OBJETO) usando recursos propios (CALIFICADOR) de modo que vendan más (RESULTADO FINAL).


Esta es una forma conveniente de transformar su pensamiento en palabras que conforman los tipos de acción que necesita tomar para resolver el problema.