LA TEORÍA DE LAS RESTRICCIONES Vamos hoy a comenzar a conocer este método de gestión y de pensamiento que se conocer con las siglas TOC...

La teoría de las restricciones: una herramienta esencial

LA TEORÍA DE LAS RESTRICCIONES

Vamos hoy a comenzar a conocer este método de gestión y de pensamiento que se conocer con las siglas TOC (Theory of Constraints) . La idea es mejorar sustancialmente una organización, de cualquier tipo, cualquiera, que es movida por un grupo de personas hacia un objetivo común.

Verá, TOC es una gran cosa. Si supiera cómo se aplica y lo útil que es, podría quedar sorprendido. Es triste ver que hay gente que inmediatamente descarta este método sin darle una oportunidad seria de demostrar sus bondades. Si solo se detuviera un momento e hiciera el esfuerzo podría quedar asombrado.

¿Nos ayudan los libros a aplicar lo que leemos?
Tome un libro de cualquier asunto relativo a la gestión. Hay muchos. Lea - si tiene tiempo. Seguro aprenderá algunas cosas. Lo mismo ocurrirá si se inscribe en algún curso. Pero  ¿las aplicará? 

No basta con leer algo para poderlo aplicar. Esto ocurre porque interpretamos lo que leemos en función de lo que ya sabemos. Conocer lo nuevo es necesario, pero no es suficiente. Hay que practicar. 

Simplicidad Inherente
TOC es inherentemente simple. Le puedo asegurar que, si al leer a usted le parece complicado, es que su conocimiento anterior le está bloqueando. No se deje vencer. El problema no es de TOC, sino de la forma en que analizamos la información que estamos recibiendo. No se deje vencer. Insista. Valdrá la pena.

¿Donde comprobar? ¡En su propia empresa! Allí pasan cosas a diario que tienen que ver con TOC. Por ejemplo, las empresas más exitosas tienen metas únicas y claras. Sus mediciones fundamentales son pocas. Se gestionan utilizando simplicidad inherente.

La palabra "teoría"  en TOC
Muchos confunden "teoría" con "teórico", que se asocia como “poco práctico”. Para que no se amedrente nadie desde el principio, TOC es sumamente práctico. La palabra "teoría" en TOC se usa en el sentido de “hipótesis de trabajo”, no como un montón de conocimientos que se deben aprender de memoria.

TOC nos ofrece también una buena teoría para dirigir nuestras operaciones (sean de producción o de servicio). Recuerde que la gente crea ideas (teorías, hipotesis, modelos mentales, o como quiera llamarles). que definen la  forma que hacemos y creamos en el mundo que nos rodea. Gente, ideas, cosas, en ese orden. 

Una teoría simple es mejor. Se aplica a más casos, y se comprueba más fácil. Eso la hace más robusta y aplicable. Por eso TOC es también simplicidad inherente.

Los métodos japoneses: la letra sin la música
Los métodos japoneses (como Kaizen, 5S, Producción Esbelta y otros) son impresionantes, pero hay algo que debemos aclarar respecto a los mismos:

  1. Cuando tratamos de aplicarlos olvidamos dos cosas: hacer lo que hacen los japoneses, y seguir haciendo lo que hacemos los occidentales. 
  2. La herramienta es excelente, pero el contexto social está muy equivocado.

Los occidentales obviamos el contexto social. Casi prohibimos “aprender haciendo”, pues tendemos a castigar los errores.

Queremos ser empresas "de clase mundial" haciendo las cosas equivocadas
Muchos declaraciones de visión y de misión señalan que las empresas aspiran a lograr una organización de “clase mundial”. Cuando se revisa la forma en que estas empresas operan, son obvios los viejos paradigmas de la búsqueda de la eficiencia local, la contabilidad basada en costos, y la mala programación de la producción y los proyectos. Así no se puede aspirar a ser de clase mundial. Es triste ver que se gastan miles de dólares en sistemas y equipos sin cuestionarse nunca la forma en que se opera la empresa.

La gente, la gente, ...no los equipos, los sistemas o los edificios.
Todo tiene que ver con la gente y el sistema en el que trabajaban. Al cambiar el sistema a uno más adecuado, la misma gente comienza a dar resultados sorprendentemente diferentes.

Por ejemplo, la gente quiere mantenerse ocupada. Temen que si no tienen una pila de trabajo esperando por ellos la gerencia piense que no hacen falta. La gerencia no desea a nadie (ni persona ni equipo) sin estar al máximo de su capacidad. Como consecuencia, tenemos sobre-producción, bodegas llenas de artículos terminados montones de inventario en proceso, proyectos que nunca terminan. 

Esto lo hace y lo puede cambiar la gente. Son los gerentes quienes pueden crear las condiciones para ello modificando el sistema de trabajo. 

TOC nos exige que todo se subordine al paso del recurso más limitado. Esto significa no hacer más  para la mayoría de la gente, y de hecho, a menudo hacer menos. Esto es un cambio muy serio para la mente de muchos. TOC exige que los empleados estén seguros y satisfechos. Es una condición necesaria esencial, que si se viola fracasarán todos nuestros intentos de mejora. 

No no es difícil, pero pero requiere meditar sobre lo que estamos haciendo y lo que pasa a nuestro alrededor. Todos tenemos lo que hace falta para entender TOC: intuición y lógica para entender las dependencias, la variación y los sistemas. 

¿Qué es TOC?
TOC es la creación del físico israelí Dr Eliyahu Goldratt. Es una filosofía de  negocios que busca lograr la meta de un sistema comprendiendo las causas y los efectos en el mismo así como las variaciones a las que está sometido.

TOC se aplia igualmente para organizaciones y empresas, estrategia, recursos humanos, mercadeo, ventas, distribución, fabricación, diseño y gestión de proyectos.

El primer concepto es bien sencillo: todas las organizaciones están limitadas de algún modo para ser más exitosas. En otras palabras, están sometidas a algún tipo de restricción.

¿Qué tienen TOC que ha resistido el paso del tiempo y se sigue aplicando cada vez más?
Este método, al igual que el Control Estadístico de los Procesos y Justo a Tiempo llevan décadas de uso porque todos son enfoques sistémicos, es decir, tratan con el sistema como un todo, y no con las partes aisladas del mismo.

Nos han enseñado a ver las cosas por partes, porque hace maś manejables las tareas, pero con eso pagamos un fuerte precio. No podemos ver las consecuencias de nuestras acciones, perdemos la conexión de lo local con el todo.

TOC tiene un enfoque de sistemas. Goldratt caracteriza un enfoque así como una advertencia contra “concentrarse en los optimos locales (posicion o tiempo) y con ello, afectar al rendimiento del sistema como un todo”

En TOC la clave para NO concentrarse en el optimo local se describe con una palabra especial: SUBORDINACIÓN.

TOC es también sistemático, o sea, que tiene un mecanismos de trabajo definido. Esto mecanismo lo constituyen los 5 Pasos de Enfoque.

Los sistemas tienen algunas características que vienen al caso ahora: 

  • Dependencia y Variacion: Dentro de un sistema hay dependencias (unas partes/etapas dependen de otras) y variación. Reconocer esto es esencial en TOC. 
  • Capacidad Finita: Dado que tiene límites, un sistema debe tener también capacidad finita. Esta se define usualmente como el paso más lento del proceso. Se puede ignorar al eslabón más débil, pero ese no lo ignorará a usted.
  • Lotes: Los sistemas procesan "lotes": de materiales (producción), de tiempo (proyectos), de cantidades (inventarios). Estamos rodeados de ideas en forma de lotes. Los lotes aumentan la variación en el sistema e intensifican las dependencias.

Peter Senge habló de la Complejidad Detallada y la Complejidad Dinámica, ¿qué es esto?
Son conceptos del libro la Quinta Disciplina:

  •       Complejidad Detallada: situación donde hay muchas variables diferentes que considerar.
  •      Complejidad Dinámica: cuando la causa y el efecto es sutil y no es obvio el efecto con el paso del tiempo.

En los procesos siempre hay mucha complejidad detallada, pero su complejidad dinámica no es tan variada ni complicada. 

Piense en lo que hay que saber para ajustar una máquina complicada o realizar una cirugía. Esto es complejidad detallada. Lo mismo que cuando nos dicen que hay 3000 itemes en el inventario.

Sin embargo, cuando buscamos la relación entre una acción y sus consecuencias (en el tiempo y en otras partes del sistema) hablamos de complejidad dinámica. También cuando una acción obvia produce consecuencias no obvias.

La gerencia es maś de comprender la complejidad dinámica que la detallada. O sea, se trata de entender las dependencias Causa-Efectos y la variación. Los expertos en las diferentes áreas específicas son lo que se ocupan de la complejidad detallada. 

Al dirigir utilizando un enfoque de complejidad dinamica y optimización global se tiene un enfoque sistémico de dirección. Al tener hacerlo usando complejidad detallada y con enfoque local, se tiene un enfoque reduccionista. Y esto determina la forma en que se analiza la empresa y se toman decisiones en la misma. 

TOC es  un trabajo en desarrollo en la actualidad.

Tenemos que mejorar los sistemas. Reconocer la dependencia, la variación y la capacidad finita que existe en el sistema. Entender la complejidad sistémica de las relaciones entre las causas y los efectos es la clave para  para ganar control y mover nuestro sistema en la dirección que queremos. 

Sobre esto trataremos en otras entregas relacionadas con TOC.




HERRAMIENTAS PARA EL ÉXITO Las empresas necesitan ayuda para enfrentar los enormes desafíos que tienen por delante. Normalmente esta a...

Herramientas para el éxito.

HERRAMIENTAS PARA EL ÉXITO

Las empresas necesitan ayuda para enfrentar los enormes desafíos que tienen por delante. Normalmente esta ayuda tiene carácter combinado: una fuente externa (puede ser un consultor) aporta nuevos enfoques y métodos, que se apoyan en el saber y la experiencia interna (el talento existente en la empresa) para lograr una sinergia efectiva y práctica.

Las herramientas sobre las que estaremos abundando en este Blog son:

La Teoría de las Restricciones

  • Herramientas de pensamiento
  • Pasos de Enfoque
  • Resistencia al cambio
  • Contabilidad del valor
  • Soluciones para producción, cadena de abastecimiento, gestión de proyectos
  • Soluciones a empresas de servicios y sin fines de lucro
Usando los métodos del Dr. Goldratt - creador de esta teoría se combina la lógica con la intuición. Se trata de métodos prácticos aplicables a todo tipo de empresa. Aplicar estas herramientas puede cambiar para siempre - y de modo muy favorable- la forma en que se gestiona su empresa.

La Teoría y Práctica de la Gestión de la Calidad
  • Política de la calidad
  • Equipo de mejora
  • Medición del estado de la calidad
  • Educación para la calidad
  • Acción correctiva y preventiva
  • Sistema de Estímulos
No se pierda en pantanos estadísticos ni en montañas de papeles. Monte un sistema práctico basado en los elementos anteriores. Cree condiciones para entregar a tiempo y sin defecto, siempre, lo que se promete al cliente.

Los Métodos de Solución de Problemas
Siempre existen problemas. Sin embargo, no se dispone de un método estructurado para lidiar con ellos. La Teoría de Solución de Problemas Inventivos (TRIZ), su algoritmo de trabajo (ASIT), y sus diferentes aplicaciones (ASIT, USIT y otras) son la base para que la empresa desarrolle competencias técnicas superiores haciendo uso, en primer lugar de todos los recursos disponibles.

  • Matriz de contradicciones
  • Principios de separación
  • Leyes de Evolución de los sistemas técnicos
  • Niveles de Invención
  • Y mucho más .... (sustancia-campo, métodos partículas, 9 ventanas, etc.)
La Gestión de Proyectos
Los proyectos son útiles para ejecutar los cambios de manera ordenada. El enfoque a Planificación Basada en Productos y el uso de un "estándar" de trabajo - PRINCE2 (que significa Proyectos en Entornos Controlados) han dado un cambio enorme a la estructuración de estos esfuerzos, definiendo claramente los roles, etapas, planes y controles para ejecutar con éxito los proyectos en la empresa.
No se debe continuar "lanzando" proyectos e iniciativas mal concebidas, sin soporte de la gerencia, roles claros ni recursos. Use PRINCE2 para ello. La diferencia será notable y los riesgos mínimos.

Las Herramientas de la Web 2.0
Las aplicaciones en la WEB están creciendo en importancia de forma exponencial.
Es básico estar familiarizado con las mismas y saber usarlas.
Como ejemplo, le invitamos a visitar estos dos sitios, explorarlos y comentar sobre ellos.

  • www.zoho.com 
  • www.getdropbox.com
Hugo Sánchez
DAG Consultores
dagconsultores@gmail.com
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